¿Qué es un Certificado de Cobertura y cuándo lo necesitan los empleadores de EE. UU.?
Los Estados Unidos tienen convenios de totalización vigentes con 30 países, según la lista publicada por la Administración del Seguro Social, y la propia ilustración de ecualización fiscal de la SSA muestra cómo la doble cobertura de la Seguridad Social puede disparar en pirámide los costos de seguridad social extranjera del empleador hasta alcanzar un 65-70 por ciento del salario.
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Un Certificado de Cobertura es la prueba estadounidense de que el sistema de seguridad social de un país cubre a un trabajador, de modo que el otro país no grava los mismos ingresos.
Dentro de la UE, el EEE y Suiza, el documento de desplazamiento comparable es un certificado A1.
Este artículo trata sobre el instrumento de totalización de los EE. UU., no sobre ese formulario de la UE.
Puntos Clave
Un Certificado de Cobertura es un formulario oficial emitido por la SSA o una agencia autorizada de un país con convenio que certifica que el trabajador designado está sujeto a la cobertura de la Seguridad Social en el país emisor y exento en el otro.
Estados Unidos cuenta actualmente con convenios de totalización vigentes con 30 países, desde Italia (1978) hasta Islandia (2019), según la lista de la SSA.
La norma para trabajadores desplazados mantiene generalmente a un empleado transferido temporalmente en la Seguridad Social de su país de origen para asignaciones que se prevé duren cinco años o menos; Italia es la excepción, y las transferencias de Dinamarca a los Estados Unidos utilizan un límite de tres años.
Los empleadores solicitan un certificado de EE. UU. cuando la cobertura permanece en los Estados Unidos, y conservan un certificado extranjero cuando la cobertura permanece en el exterior como prueba ante el IRS para detener la retención de FICA o SECA, conforme al Procedimiento de Ingresos (Revenue Procedure) 84-54.
Un Certificado de Cobertura no es una nómina espejo (shadow payroll) ni constituye un establecimiento permanente; utilice un Empleador de Registro (Employer of Record) cuando la persona deba ser contratada localmente en lugar de ser enviada como trabajador desplazado.
Qué es un Certificado de Cobertura
Un Certificado de Cobertura es el documento que hace visible una asignación de totalización para los recaudadores del otro país.
El Sistema de Manual de Operaciones de Programas de la SSA, RS 02001.005, lo define como un formulario oficial emitido por la SSA o por un organismo autorizado de un país con convenio para certificar que el empleado designado en el formulario está sujeto a la cobertura de la Seguridad Social en el país emisor y exento de cobertura en el otro país.
Si un convenio de totalización asigna el trabajo a los Estados Unidos, la SSA emite un certificado de EE. UU.
Ese certificado es la prueba de que el empleado y el empleador están exentos de los impuestos de Seguridad Social en el país de destino durante el período indicado.
Si el convenio asigna el trabajo al país extranjero, la agencia extranjera emite su certificado y el empleador de EE. UU. lo conserva para que el IRS pueda ver por qué no se está reteniendo el FICA.
El certificado indica el nombre del trabajador, del empleador, el país de cobertura y las fechas de inicio y finalización.
No es una afiliación de duración indefinida, una visa, un certificado de residencia fiscal ni un contrato de trabajo local.
Sin el formulario, el país de destino puede seguir recaudando sus contribuciones, y el IRS puede seguir preguntando por qué no se pagaron los impuestos de Medicare y de la Seguridad Social de EE. UU.
Cómo asignan la cobertura los convenios de totalización de EE. UU.
Los convenios de totalización tienen dos propósitos: eliminan la doble tributación de la Seguridad Social sobre los mismos ingresos y permiten a los trabajadores combinar, o "totalizar", los créditos de cobertura de ambos países para que una carrera dividida pueda aun así generar un beneficio parcial.
No permiten que el trabajador o el empleador elijan un sistema.
Los convenios dejan vigentes las definiciones de cobertura de cada país y simplemente eximen al trabajador de un sistema cuando, de otro modo, se aplicarían ambos.
Un empleado que estaría cubierto por ambos sistemas permanece sujeto únicamente al país donde se realiza el trabajo.
Cada convenio de EE. UU., excepto el de Italia, permite que una persona que es transferida temporalmente para trabajar para el mismo empleador en el otro país siga cubierta únicamente por el país de origen.
Para un ciudadano o residente estadounidense enviado por un empleador estadounidense a un país con convenio, eso generalmente significa la continuación del impuesto de Medicare y de la Seguridad Social de EE. UU., y ningún impuesto de seguridad social del país de destino, para una asignación que se prevé que dure cinco años o menos.
La SSA señala que este plazo de cinco años es sustancialmente más largo que el límite establecido en los convenios de la mayoría de los demás países.
La norma puede aplicarse en una sucursal extranjera o en una filial extranjera.
Si la persona pasa a ser empleada de la filial, el empleador estadounidense debe tener un convenio bajo la sección 3121(l) con el Tesoro de los EE. UU. que cubra a los ciudadanos y residentes de los EE. UU. en esa filial; de lo contrario, la cobertura de los EE. UU. no continúa.
Italia no tiene una norma para trabajadores desplazados.
La cobertura para los trabajadores expatriados allí depende principalmente de la nacionalidad: un ciudadano estadounidense que estaría cubierto por la Seguridad Social de EE. UU. en ausencia del convenio permanece en el programa de EE. UU. y está exento de la cobertura italiana.
Dinamarca es diferente en la otra dirección: los empleados transferidos desde Dinamarca a los Estados Unidos mantienen la cobertura danesa únicamente por tres años o menos.
Los trabajadores por cuenta propia que sean ciudadanos y residentes de los EE. UU. siguen cubiertos por la Seguridad Social de los EE. UU. dondequiera que trabajen, por lo que la doble cobertura es la opción predeterminada en el extranjero; algunos convenios asignan el trabajo por cuenta propia al país de residencia y otros permiten una transferencia temporal de la actividad.
Cada convenio tiene también una cláusula de excepción especial para casos anómalos, utilizada con poca frecuencia y únicamente cuando ambas autoridades competentes están de acuerdo, como por ejemplo un periodo inesperado de pocos meses más allá del límite de cinco años.
Por el lado de los beneficios, un trabajador que tiene alguna cobertura de EE. UU. pero no los 40 trimestres habituales puede contar los períodos de un país con convenio si tiene al menos seis trimestres de EE. UU.; la SSA aclara que los créditos extranjeros no pueden establecer el derecho al seguro hospitalario gratuito de Medicare.
Cuándo necesitan los empleadores de EE. UU. un Certificado de Cobertura
Los empleadores de EE. UU. necesitan un Certificado de Cobertura cuando un convenio de totalización asigna al trabajador a un país y la empresa necesita una prueba de esa asignación para los recaudadores del otro país.
Un empleador estadounidense envía a un ciudadano o residente estadounidense a trabajar temporalmente en un país con convenio para el mismo empleador, se prevé que la asignación dure cinco años o menos, y la empresa tiene la intención de mantener a la persona en la Seguridad Social de EE. UU.
La SSA debe emitir un certificado estadounidense, el cual el empleador presenta a las autoridades del país de destino como prueba de que no se adeuda el impuesto de seguridad social local.
Un empleador extranjero en un país con convenio envía a un empleado a trabajar temporalmente en los Estados Unidos por cinco años o menos.
La agencia extranjera emite su certificado, el pagador de EE. UU. deja de retener y depositar el FICA sobre esos salarios durante el período indicado, y el certificado se conserva en el archivo.
Los ciudadanos y residentes estadounidenses que trabajan por cuenta propia en un país con convenio a menudo también necesitan uno.
Si el convenio los mantiene en el sistema de EE. UU., solicitan un certificado estadounidense para que el país de destino no les aplique impuestos también.
Si los asigna al sistema extranjero, adjuntan una fotocopia del certificado extranjero a la declaración de impuestos de EE. UU. de cada año como prueba de la exención de SECA.
Los empleadores de EE. UU. no obtienen un certificado estadounidense cuando no existe un convenio de totalización con el país de destino, cuando se prevé desde el principio que la asignación durará más de cinco años (por lo que la territorialidad asigna la cobertura al país de destino, excepto en el modelo de nacionalidad italiana), o cuando el trabajador es contratado localmente en lugar de ser transferido por el mismo empleador.
En estos últimos casos, la respuesta operativa es un modelo de contratación local, no un certificado de trabajador desplazado.
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El certificado es también la herramienta incorrecta cuando la única cuestión es el impuesto sobre la renta, la declaración de salarios o la presencia fiscal corporativa.
Cómo solicitar un certificado a la SSA
Solicite el certificado antes de que comience el trabajo en el otro país.
La SSA establece que la fecha de entrada en vigor de la exención es generalmente la fecha en que comenzó el trabajo en el otro país, pero no antes de la fecha de entrada en vigor del convenio, y que los empleadores y los trabajadores por cuenta propia deben presentar la solicitud lo antes posible.
El empleador, o el representante del empleador, realiza la solicitud en nombre de un empleado.
El trabajador o su representante realiza la solicitud en caso de trabajo por cuenta propia.
Los certificados de EE. UU. se solicitan a través del servicio en línea de Certificado de Cobertura de la SSA, por fax al (410) 966-1861 o por correo a Social Security Administration, Office of International Programs, P.O. Box 17741, Baltimore, MD 21235-7741.
La línea de ayuda de la SSA para los formularios en línea es el 1-866-776-4383, de lunes a viernes, de 8 a.m. a 3 p.m. hora del Este.
El flujo de solicitudes en línea de la SSA pide a los solicitantes que esperen 90 días hábiles antes de realizar un seguimiento, y que prevean hasta tres semanas para el envío por correo una vez que se emita un certificado.
Proporcione la identidad, nacionalidad, residencia, número de Seguro Social de EE. UU., detalles de la contratación del trabajador, nombres y direcciones del empleador en ambos países, y las fechas de transferencia y de regreso previstas.
Si el trabajador va a ser empleado por una filial extranjera, indique si el empleador estadounidense tiene un convenio bajo la sección 3121(l) y su fecha de entrada en vigor.
Si un empleado presenta la solicitud directamente, la SSA se pone en contacto con el empleador para confirmar los datos.
Cuando la SSA emite un certificado de EE. UU., envía por correo dos copias al empleador solicitante, una para el empleador y otra para el empleado.
Es responsabilidad del empleador presentar el certificado a las autoridades extranjeras cuando estas lo soliciten.
Los cambios de fecha, los regresos anticipados y las prórrogas requieren un certificado nuevo o modificado, no una extensión silenciosa de la fecha de finalización original.
Certificados extranjeros, exención de FICA y prueba ante el IRS
La guía del IRS sobre convenios de totalización cita las secciones 3101(c), 3111(c) y 1401(d) del Código de Impuestos Internos, y dirige a los empleadores al Procedimiento de Ingresos (Revenue Procedure) 80-56, al Procedimiento de Ingresos 84-54 y al Fallo de Ingresos (Revenue Ruling) 92-9 para saber cómo justificar la exención.
Si la remuneración en un país extranjero está sujeta únicamente al impuesto de Seguridad Social de EE. UU., el empleador debe obtener un Certificado de Cobertura de la SSA.
Si la persona está trabajando en un país con convenio y, en virtud de dicho convenio, la remuneración está exenta del impuesto de Seguridad Social de EE. UU., el empleado o el empleador deben obtener una declaración de la agencia extranjera que verifique que la remuneración está sujeta a la cobertura de seguridad social en ese lugar.
Si las autoridades extranjeras no emiten esa declaración, cualquiera de las partes debe obtener una declaración de la SSA que indique que los salarios no están cubiertos por el sistema de EE. UU.
El empleador conserva esa declaración porque establece la exención del FICA.
Solo los salarios pagados en la fecha de entrada en vigor del convenio de totalización o después de esta pueden quedar exentos del impuesto de Seguridad Social de EE. UU.
Para un empleado, tanto el POMS como la SSA recomiendan conservar el certificado extranjero en la oficina del empleador en EE. UU. en caso de que el IRS cuestione por qué la empresa no está reteniendo y pagando el FICA.
El empleador puede dejar de retener y pagar los impuestos de la Seguridad Social de EE. UU. tan pronto como tenga el certificado extranjero en sus manos, durante el período que este indique.
Para una persona que trabaja por cuenta propia, se debe adjuntar una fotocopia del certificado extranjero a la declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. de cada año como prueba de la exención de SECA.
El certificado es el documento que el IRS espera cuando se desactiva el FICA, y el documento que el país de destino espera cuando se desactivan sus contribuciones.
El costo de cometer un error en esto es la pirámide de doble imposición que publicó la SSA, que puede elevar los costos de seguridad social extranjera de un empleador hasta el 65-70 por ciento del salario bajo un esquema de ecualización fiscal, donde las contribuciones al país de destino en asignaciones cortas a menudo no generan ningún beneficio local.
Qué no cubre un Certificado de Cobertura
Un Certificado de Cobertura asigna la cobertura de seguridad social en virtud de un convenio de totalización.
No determina la residencia a efectos del impuesto sobre la renta, la retención de impuestos sobre el salario, el estatus migratorio o si la empresa tiene una presencia fiscal corporativa en el país de destino.
El impuesto sobre la renta del país de destino puede seguir aplicándose sobre la base de una prueba de 183 días o de residencia fiscal, incluso cuando las contribuciones a la seguridad social permanezcan en los Estados Unidos.
Esa es la razón habitual por la que un expediente de movilidad aún necesita una nómina espejo (shadow payroll) además de un certificado válido: la nómina de origen sigue aplicando la Seguridad Social de EE. UU., mientras que el país de destino requiere la declaración del impuesto sobre la renta.
Establecimiento permanente es otra cuestión distinta sobre la empresa, no sobre la afiliación a la Seguridad Social del trabajador.
Un trabajador desplazado con un certificado de EE. UU. en regla aún puede crear un establecimiento permanente en el país de destino si los hechos respaldan un lugar fijo o un agente dependiente.
El certificado tampoco se extiende a todos los programas sociales del país de destino, y algunos convenios que abarcan la enfermedad a corto plazo o el desempleo dejan al trabajador exento sin beneficios de esas áreas.
No existe certificado para un país que no tenga un convenio de totalización con EE. UU.
En ese caso, las contribuciones dobles son la opción legal predeterminada, porque la Seguridad Social de EE. UU. sigue cubriendo a los ciudadanos y residentes estadounidenses de empleadores estadounidenses en el extranjero, y la mayoría de los países de destino gravan a cualquier persona que trabaje en su territorio.
No trate el certificado como un sustituto de la autorización de trabajo o de un contrato local.
Cómo operacionalizar los certificados antes de que comience el trabajo
Trate el Certificado de Cobertura como un control previo a la salida, de la misma manera que el departamento legal ya trata la inmigración y las notificaciones al país de destino.
1. Confirme que el país de destino tenga un convenio de totalización con EE. UU.
La lista de la SSA es la fuente oficial de registro, y actualmente designa a 30 países con convenios vigentes.
Si el país de destino no está en esa lista, no hay certificado de EE. UU. que solicitar, y la doble imposición de la Seguridad Social sigue siendo el supuesto inicial.
2. Decida si los hechos corresponden a una asignación de trabajador desplazado.
La persona debe ser enviada por el mismo empleador, en una asignación temporal que se prevea que dure cinco años o menos (tres años o menos de Dinamarca a los Estados Unidos), no contratada localmente en el país de destino, y no transferida a una filial extranjera sin un convenio bajo la sección 3121(l).
Italia requiere un análisis de nacionalidad en lugar de la norma de los cinco años.
Si el puesto es de duración indefinida o si la persona ya vive y trabaja en el país de destino, se trata de una contratación local, no de un trabajador desplazado.
3. Presente la solicitud del certificado antes de la fecha de inicio.
Incluya la solicitud en línea de la SSA, o la solicitud de la agencia extranjera para un empleado entrante, en la misma lista de verificación que la visa y el registro de la nómina del país de destino.
Prevea el plazo de seguimiento de 90 días hábiles de la SSA en lugar de asumir que obtendrá un PDF en la misma semana.
4. Separe el reloj de la seguridad social del reloj del impuesto sobre la renta y del reloj del establecimiento permanente.
Cinco años de cobertura de trabajador desplazado no constituyen un puerto seguro de 183 días para el impuesto sobre el salario ni una exención de establecimiento permanente.
5. Guarde el certificado emitido donde nómina, impuestos y operaciones puedan presentarlo.
El IRS y los recaudadores del país de destino solicitarán el mismo documento.
Los trabajadores por cuenta propia necesitan una copia en la declaración de EE. UU. de cada año.
Los casos de filiales necesitan el convenio bajo la sección 3121(l) junto al certificado.
6. Evalúe de nuevo el modelo de empleo cuando la asignación deje de ser temporal.
Una prórroga a través de la cláusula de excepción especial es para un excedente corto de tiempo, no para convertir un desplazamiento en un empleo local.
Cuando la persona deba ser contratada en el país de destino, una entidad propia o un Empleador de Registro (Employer of Record) reemplaza el expediente de trabajador desplazado; no se superpone a un certificado vencido.
Conclusión
Un Certificado de Cobertura es la prueba de que un convenio de totalización de EE. UU. ha asignado a un trabajador a un sistema de Seguridad Social.
Estados Unidos tiene dichos convenios vigentes con 30 países.
La norma para trabajadores desplazados generalmente mantiene una transferencia temporal bajo la cobertura de origen por cinco años o menos, dejando de lado a Italia y Dinamarca, y el certificado es lo que tanto los recaudadores del país de destino como el IRS esperan ver.
Sin él, las contribuciones dobles siguen vigentes, y la propia pirámide de la SSA puede elevar los costos de seguridad social extranjera hacia un 65-70 por ciento del salario bajo un esquema de ecualización fiscal.
Con él, el trabajador y el empleador designados pagan a un solo sistema durante el período indicado.
Obtenga el certificado en una asignación real de trabajador desplazado o entrante, y cambie el modelo de empleo cuando la asignación ya no sea temporal.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es un Certificado de Cobertura?
Un Certificado de Cobertura es un formulario oficial emitido por la Administración del Seguro Social o una agencia autorizada de un país con convenio de totalización.
Certifica que el trabajador designado está sujeto a la cobertura de la Seguridad Social en el país emisor y exento de cobertura en el otro país durante el período indicado.
Los empleadores de EE. UU. utilizan un certificado estadounidense para probar una exención en el país de destino, y conservan un certificado extranjero para probar una exención de FICA o SECA ante el IRS.
2. ¿Cuándo necesitan los empleadores de EE. UU. un Certificado de Cobertura?
Siempre que un convenio de totalización de EE. UU. asigne al trabajador a un país y el empleador necesite una prueba de esa asignación.
El caso común de salida es un empleado de EE. UU. enviado a un país con convenio por cinco años o menos que permanecerá en la Seguridad Social de EE. UU.
El caso común de entrada es un empleado extranjero enviado a los Estados Unidos por cinco años o menos que permanecerá en el sistema de su país de origen.
Los ciudadanos y residentes estadounidenses que trabajan por cuenta propia en un país con convenio a menudo también necesitan uno.
3. ¿Cómo se solicita un Certificado de Cobertura a la SSA?
Los empleadores solicitan un certificado de EE. UU. en línea a través del servicio de Certificado de Cobertura de la SSA, o por fax al (410) 966-1861, o por correo a la Office of International Programs de la SSA en Baltimore.
La solicitud debe incluir la identidad, nacionalidad, números de Seguro Social, detalles del empleador en ambos países, fechas de contratación y de asignación, y cualquier información relevante de la sección 3121(l) para el empleo en filiales.
La SSA solicita a los solicitantes que prevean 90 días hábiles antes de realizar un seguimiento y que soliciten el certificado antes de que comience el trabajo en el otro país.
4. ¿Exime un Certificado de Cobertura al empleado del impuesto sobre la renta de los EE. UU.?
No.
El certificado asigna la cobertura de seguridad social en virtud de un convenio de totalización.
No determina la residencia a efectos del impuesto sobre la renta de los EE. UU. o del país de destino, la retención del impuesto sobre el salario o el establecimiento permanente corporativo.
El impuesto sobre la renta del país de destino y la nómina espejo (shadow payroll) aún pueden aplicarse en la misma asignación.
5. ¿Qué sucede si envía a un empleado al extranjero sin un Certificado de Cobertura?
Si las leyes de ambos países cubren el trabajo, se seguirá adeudando el doble impuesto de la Seguridad Social hasta que un certificado documente la exención.
El país de destino puede seguir liquidando sus contribuciones, y el IRS puede impugnar una suspensión del FICA que no cuente con un certificado extranjero en el archivo.
La SSA también señala que las contribuciones por asignaciones cortas a un sistema de destino a menudo no producen ningún beneficio local, por lo que el impuesto adicional es un costo neto.