¿Qué es un Certificado de Cobertura y cuándo lo necesitan los empleadores de EE. UU.?
Los Estados Unidos tienen convenios de totalización vigentes con 30 países, según la lista publicada por la Administración del Seguro Social (SSA), y la propia ilustración de igualación de impuestos de la SSA muestra cómo la doble cobertura de Seguridad Social puede elevar los costos de seguridad social extranjera de un empleador hasta el 65-70 por ciento del salario.
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Un Certificado de Cobertura es la prueba de EE. UU. de que el sistema de seguridad social de un país cubre a un trabajador, para que el otro país no grave los mismos ingresos.
Dentro de la UE, el EEE y Suiza, el documento de desplazamiento comparable es un certificado A1.
Este artículo trata sobre el instrumento de totalización de EE. UU., no sobre ese formulario de la UE.
Puntos clave
Un Certificado de Cobertura es un formulario oficial emitido por la SSA o una agencia autorizada de un país con convenio que certifica que el trabajador designado está sujeto a la cobertura de la Seguridad Social en el país emisor y exento en el otro.
Los Estados Unidos tienen actualmente convenios de totalización vigentes con 30 países, desde Italia (1978) hasta Islandia (2019), según la lista de la SSA.
La regla del trabajador desplazado generalmente mantiene a un empleado transferido temporalmente en la Seguridad Social de su país de origen para asignaciones que se prevé duren cinco años o menos; Italia es la excepción, y las transferencias de Dinamarca a los Estados Unidos utilizan un límite de tres años.
Los empleadores solicitan un certificado de EE. UU. cuando la cobertura permanece en los Estados Unidos, y conservan un certificado extranjero cuando la cobertura permanece en el exterior como prueba ante el IRS para detener la retención de FICA o SECA, conforme al Procedimiento de Ingresos 84-54.
Un Certificado de Cobertura no es shadow payroll ni permanent establishment; utilice un Employer of Record cuando la persona deba ser empleada localmente en lugar de ser enviada como trabajador desplazado.
Qué es un Certificado de Cobertura
Un Certificado de Cobertura es el documento que hace visible una asignación de totalización para los recaudadores del otro país.
El Sistema de Manual de Operaciones de Programas de la SSA, RS 02001.005, lo define como un formulario oficial emitido por la SSA o una agencia autorizada de un país con convenio para certificar que el empleado designado en el formulario está sujeto a la cobertura de Seguridad Social en el país emisor y exento de cobertura en el otro país.
Si un convenio de totalización asigna el trabajo a los Estados Unidos, la SSA emite un certificado de EE. UU.
Ese certificado es la prueba de que el empleado y el empleador están exentos de los impuestos de Seguridad Social en el país de destino durante el período indicado.
Si el convenio asigna el trabajo al país extranjero, la agencia extranjera emite su certificado, y el empleador de EE. UU. lo conserva para que el IRS pueda ver por qué no se está reteniendo FICA.
El certificado indica el nombre de un trabajador, un empleador, un país de cobertura y las fechas de inicio y finalización.
No es una afiliación abierta, una visa, un certificado de residencia fiscal o un contrato de trabajo local.
Sin el formulario, el país de destino puede seguir recaudando sus contribuciones, y el IRS puede seguir preguntando por qué no se pagaron los impuestos de Seguridad Social y Medicare de EE. UU.
Cómo asignan cobertura los convenios de totalización de EE. UU.
Los convenios de totalización tienen dos propósitos: eliminan la doble imposición de Seguridad Social sobre los mismos ingresos y permiten a los trabajadores combinar, o "totalizar", los créditos de cobertura de ambos países para que una carrera dividida pueda generar una pensión parcial.
No permiten que el trabajador o el empleador elijan un sistema.
Los convenios dejan vigentes las definiciones de cobertura de cada país y simplemente eximen al trabajador de un sistema cuando, de otro modo, se aplicarían ambos.
Un empleado que estaría cubierto por ambos sistemas permanece sujeto únicamente al país donde se realiza el trabajo.
Cada convenio de EE. UU., excepto el de Italia, permite que una persona transferida temporalmente para trabajar para el mismo empleador en el otro país siga cubierta únicamente por el país de origen.
Para un ciudadano o residente de EE. UU. enviado por un empleador estadounidense a un país con convenio, eso generalmente significa la continuación del impuesto de Seguridad Social y Medicare de EE. UU., y ningún impuesto de Seguridad Social en el país de destino, para una asignación que se prevé que dure cinco años o menos.
La SSA señala que este plazo de cinco años es sustancialmente más largo que el límite en los convenios de la mayoría de los demás países.
La regla puede aplicarse en una sucursal extranjera o en una filial extranjera.
Si la persona se convierte en empleado de la filial, el empleador estadounidense debe tener un acuerdo de la sección 3121(l) con el Tesoro de EE. UU. que cubra a los ciudadanos y residentes de EE. UU. en esa filial, de lo contrario la cobertura de EE. UU. no continúa.
Italia no tiene una regla para trabajadores desplazados.
La cobertura para los trabajadores expatriados allí depende principalmente de la nacionalidad: un ciudadano de EE. UU. que estaría cubierto por la Seguridad Social de EE. UU. en ausencia del convenio permanece en el programa de EE. UU. y está exento de la cobertura italiana.
Dinamarca es diferente en la otra dirección: los empleados transferidos de Dinamarca a los Estados Unidos mantienen la cobertura danesa solo por tres años o menos.
Los trabajadores independientes que son ciudadanos y residentes de EE. UU. siguen cubiertos por la Seguridad Social de EE. UU. dondequiera que trabajen, por lo que la doble cobertura es la opción predeterminada en el extranjero; algunos convenios asignan el trabajo independiente al país de residencia y otros permiten una transferencia temporal de la actividad.
Cada convenio también tiene una cláusula de excepción especial para casos anómalos, que se utiliza con poca frecuencia y solo cuando ambas autoridades competentes están de acuerdo, como unos meses adicionales inesperados más allá del límite de cinco años.
Por el lado de los beneficios, un trabajador que tiene alguna cobertura en EE. UU. pero no los 40 trimestres habituales puede contar los períodos de un país con convenio si el trabajador tiene al menos seis trimestres en EE. UU.; la SSA establece que los créditos extranjeros no pueden establecer el derecho al seguro hospitalario gratuito de Medicare.
Cuándo necesitan los empleadores de EE. UU. un Certificado de Cobertura
Los empleadores de EE. UU. necesitan un Certificado de Cobertura cuando un convenio de totalización asigna al trabajador a un país y la empresa necesita una prueba de esa asignación para los recaudadores del otro país.
Un empleador de EE. UU. envía a un ciudadano o residente de EE. UU. a trabajar temporalmente en un país con convenio para el mismo empleador, se prevé que la asignación dure cinco años o menos, y la empresa tiene la intención de mantener a la persona en la Seguridad Social de EE. UU.
La SSA debe emitir un certificado de EE. UU., que el empleador presenta a las autoridades del país de destino como prueba de que no se debe pagar el impuesto de Seguridad Social local.
Un empleador extranjero en un país con convenio envía a un empleado a trabajar temporalmente en los Estados Unidos por cinco años o menos.
La agencia extranjera emite su certificado, el pagador de EE. UU. deja de retener y depositar FICA sobre esos salarios durante el período indicado, y el certificado se conserva en el archivo.
Los trabajadores independientes que son ciudadanos y residentes de EE. UU. y que trabajan en un país con convenio a menudo también necesitan uno.
Si el convenio los mantiene en el sistema de EE. UU., solicitan un certificado de EE. UU. para que el país de destino no les aplique impuestos adicionales.
Si los asigna al sistema extranjero, adjuntan una fotocopia del certificado extranjero a la declaración de impuestos de EE. UU. cada año como prueba de la exención de SECA.
Los empleadores de EE. UU. no obtienen un certificado de EE. UU. cuando no existe un convenio de totalización con el país de destino, cuando se prevé desde el principio que la asignación dure más de cinco años, por lo que la territorialidad asigna la cobertura al país de destino (excepto en el esquema de nacionalidad italiana), o cuando el trabajador es contratado localmente en lugar de ser transferido por el mismo empleador.
Iniciando en esos últimos casos, la respuesta operativa es un modelo de contratación local, no un certificado de trabajador desplazado.
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El certificado también es la herramienta incorrecta cuando la única cuestión es el impuesto sobre la renta, el reporte de salarios o la presencia fiscal corporativa.
Cómo solicitar un certificado a la SSA
Solicite el certificado antes de que comience el trabajo en el otro país.
La SSA establece que la fecha de vigencia de la exención es generalmente la fecha en que comenzó el trabajo en el otro país, pero no antes de la fecha de entrada en vigor del convenio, y que los empleadores y trabajadores independientes deben presentar la solicitud lo antes posible.
El empleador, o el representante del empleador, realiza la solicitud en nombre de un empleado.
El trabajador o el representante del trabajador realiza la solicitud en caso de trabajo independiente.
Los certificados de EE. UU. se solicitan a través del servicio en línea de Certificados de Cobertura de la SSA, por fax al (410) 966-1861, o por correo a Social Security Administration, Office of International Programs, P.O. Box 17741, Baltimore, MD 21235-7741.
La línea de ayuda de la SSA para los formularios en línea es 1-866-776-4383, de lunes a viernes, de 8 a.m. a 3 p.m., hora del Este.
El flujo de solicitud en línea de la SSA pide a los solicitantes esperar 90 días hábiles antes de realizar un seguimiento, y prever hasta tres semanas para el envío por correo una vez emitido el certificado.
Proporcione la identidad del trabajador, nacionalidad, residencia, número de Seguro Social de EE. UU., detalles de contratación, nombres y direcciones del empleador en ambos países, y las fechas de transferencia y de regreso previstas.
Si el trabajador será empleado por una filial extranjera, indique si el empleador estadounidense tiene un acuerdo de la sección 3121(l) y su fecha de vigencia.
Si un empleado presenta la solicitud directamente, la SSA se pone en contacto con el empleador para confirmar los hechos.
Cuando la SSA emite un certificado de EE. UU., envía por correo dos copias al empleador solicitante, una para el empleador y otra para el empleado.
Es responsabilidad del empleador presentar el certificado a las autoridades extranjeras cuando estas lo soliciten.
Los cambios de fecha, los regresos anticipados y las extensiones requieren un certificado nuevo o modificado, no una extensión silenciosa de la fecha de finalización original.
Certificados extranjeros, exención de FICA y pruebas para el IRS
La guía del IRS sobre convenios de totalización cita las secciones del Código de Impuestos Internos 3101(c), 3111(c) y 1401(d), e indica a los empleadores consultar el Procedimiento de Ingresos 80-56, el Procedimiento de Ingresos 84-54 y el Fallo de Ingresos 92-9 para saber cómo sustentar la exención.
Si el pago en un país extranjero está sujeto únicamente al impuesto de Seguridad Social de EE. UU., el empleador debe obtener un Certificado de Cobertura de la SSA.
Si la persona está trabajando en un país con convenio y, según el convenio, el pago está exento del impuesto de Seguridad Social de EE. UU., el empleado o empleador debe obtener una declaración de la agencia extranjera que verifique que el pago está sujeto a la cobertura de seguridad social en ese país.
Si las autoridades extranjeras no emiten esa declaración, cualquiera de las partes debe obtener una declaración de la SSA que indique que los salarios no están cubiertos por el sistema de EE. UU.
El empleador conserva esa declaración porque establece la exención de FICA.
Solo los salarios pagados en o después de la fecha de entrada en vigor del convenio de totalización pueden estar exentos del impuesto de Seguridad Social de EE. UU.
Para un empleado, tanto el POMS como la SSA recomiendan conservar el certificado extranjero en la oficina del empleador de EE. UU. en caso de que el IRS cuestione por qué la empresa no está reteniendo y pagando FICA.
El empleador puede dejar de retener y pagar los impuestos de Seguridad Social de EE. UU. tan pronto como tenga en su poder el certificado extranjero, durante el período que este indique.
Para un trabajador independiente, se debe adjuntar una fotocopia del certificado extranjero a la declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. cada año como prueba de la exención de SECA.
El certificado es el documento que el IRS espera cuando se detiene el cobro de FICA, y el documento que el país de destino espera cuando se detienen sus contribuciones.
El costo de cometer un error en esto es la pirámide de doble imposición que publicó la SSA, que puede elevar los costos de Seguridad Social extranjera de un empleador hasta el 65-70 por ciento del salario bajo la igualación de impuestos, donde las contribuciones al país de destino por asignaciones cortas a menudo no generan ningún beneficio en dicho país.
Lo que no cubre un Certificado de Cobertura
Un Certificado de Cobertura asigna la cobertura de seguridad social en virtud de un convenio de totalización.
No decide la residencia a efectos del impuesto sobre la renta, la retención de impuestos sobre los salarios, el estatus migratorio o si la empresa tiene una presencia fiscal corporativa en el país de destino.
El impuesto sobre la renta del país de destino aún puede aplicarse en función de una prueba de 183 días o de residencia fiscal, incluso cuando las contribuciones a la seguridad social permanezcan en los Estados Unidos.
Esa es la razón habitual por la que un archivo de movilidad aún requiere shadow payroll además de un certificado válido: la nómina local sigue aplicando la Seguridad Social de EE. UU., mientras que el país de destino requiere el reporte del impuesto sobre la renta.
Permanent establishment es una cuestión adicional e independiente sobre la empresa, no sobre la afiliación a la Seguridad Social del trabajador.
Un trabajador desplazado con un certificado de EE. UU. en regla aún puede crear un establecimiento permanente en el país de destino si los hechos demuestran un lugar fijo o un agente dependiente.
El certificado tampoco se extiende a todos los programas sociales del país de destino, y algunos convenios que abarcan la enfermedad a corto plazo o el desempleo dejan al trabajador exento sin beneficios de esas ramas.
No hay certificado para un país que no tenga un convenio de totalización con EE. UU.
En ese caso, las contribuciones dobles son la opción legal predeterminada, porque la Seguridad Social de EE. UU. sigue cubriendo a los ciudadanos y residentes estadounidenses de empleadores de EE. UU. en el extranjero, y la mayoría de los países de destino gravan a cualquier persona que trabaje en su territorio.
No trate el certificado como un sustituto de la autorización de trabajo o de un contrato local.
Cómo operativizar los certificados antes de que comience el trabajo
Trate el Certificado de Cobertura como un control previo a la partida, de la misma manera que el departamento legal ya maneja la migración y las notificaciones al país de destino.
1. Confirme que el país de destino tenga un convenio de totalización con EE. UU.
La lista de la SSA es la fuente de referencia oficial, y actualmente nombra a 30 países vigentes.
Si el país de destino no está en esa lista, no hay certificado de EE. UU. que solicitar, y el impuesto doble de Seguridad Social sigue siendo la premisa inicial.
2. Decida si los hechos corresponden a una asignación de trabajador desplazado.
La persona debe ser enviada por el mismo empleador, en una asignación temporal que se prevé que dure cinco años o menos (tres años o menos de Dinamarca a los Estados Unidos), no contratada localmente en el país de destino y no transferida a una filial extranjera sin un acuerdo 3121(l).
Italia requiere un análisis de nacionalidad en lugar de la regla de los cinco años.
Si el puesto es indefinido o la persona ya vive y trabaja en el país de destino, se trata de una contratación local, no de un trabajador desplazado.
3. Presente la solicitud del certificado antes de la fecha de inicio.
Incluya la solicitud en línea de la SSA, o la solicitud de la agencia extranjera para un empleado entrante, en la misma lista de verificación que la visa y el registro de nómina del país de destino.
Considere el plazo de seguimiento de 90 días hábiles de la SSA en lugar de asumir que obtendrá un PDF en la misma semana.
4. Separe el calendario de seguridad social del calendario del impuesto sobre la renta y del establecimiento permanente.
Cinco años de cobertura para trabajadores desplazados no constituyen un puerto seguro de impuestos sobre los salarios de 183 días ni una exención de establecimiento permanente.
5. Almacene el certificado emitido donde nómina, impuestos y operaciones puedan presentarlo.
El IRS y los recaudadores del país de destino solicitarán el mismo documento.
Los trabajadores independientes necesitan una copia en la declaración de EE. UU. de cada año.
Los casos de filiales necesitan el acuerdo 3121(l) junto al certificado.
6. Evalúe de nuevo el modelo de empleo cuando la asignación deje de ser temporal.
Una extensión a través de la cláusula de excepción especial es para un excedente corto de tiempo, no para convertir un desplazamiento en un puesto local.
Cuando la persona deba ser empleada en el país de destino, una entidad propia o un Employer of Record reemplaza el archivo de trabajador desplazado; no se superpone a un certificado vencido.
Conclusión
Un Certificado de Cobertura es la prueba de que un convenio de totalización de EE. UU. ha asignado a un trabajador a un sistema de Seguridad Social.
Los Estados Unidos tienen estos convenios vigentes con 30 países.
La regla del trabajador desplazado generalmente mantiene una transferencia temporal bajo la cobertura del país de origen por cinco años o menos, dejando de lado a Italia y Dinamarca, y el certificado es lo que los recaudadores del país de destino y el IRS esperan ver.
Sin él, las contribuciones dobles permanecen vigentes, y la propia pirámide de la SSA puede empujar los costos de Seguridad Social extranjera hacia el 65-70 por ciento del salario bajo la igualación de impuestos.
Con él, el trabajador designado y el empleador pagan a un solo sistema por el período indicado.
Obtenga el certificado en una asignación real de trabajador desplazado o entrante, y cambie el modelo de empleo cuando la asignación ya no sea temporal.
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Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es un Certificado de Cobertura?
Un Certificado de Cobertura es un formulario oficial emitido por la Administración del Seguro Social o una agencia autorizada de un país con convenio de totalización.
Certifica que el trabajador designado está sujeto a la cobertura de Seguridad Social en el país emisor y exento de cobertura en el otro país durante el período indicado.
Los empleadores de EE. UU. utilizan un certificado de EE. UU. para demostrar una exención en el país de destino, y conservan un certificado extranjero para demostrar una exención de FICA o SECA ante el IRS.
2. ¿Cuándo necesitan los empleadores de EE. UU. un Certificado de Cobertura?
Cada vez que un convenio de totalización de EE. UU. asigna al trabajador a un país y el empleador necesita prueba de esa asignación.
El caso común de salida es un empleado de EE. UU. enviado a un país con convenio por cinco años o menos que permanecerá en la Seguridad Social de EE. UU.
El caso común de entrada es un empleado extranjero enviado a los Estados Unidos por cinco años o menos que permanecerá en el sistema de su país de origen.
Los trabajadores independientes que son ciudadanos y residentes de EE. UU. y que trabajan en un país con convenio a menudo también necesitan uno.
3. ¿Cómo se solicita un Certificado de Cobertura a la SSA?
Los empleadores solicitan un certificado de EE. UU. en línea a través del servicio de Certificados de Cobertura de la SSA, por fax al (410) 966-1861, o por correo a la Oficina de Programas Internacionales de la SSA en Baltimore.
La solicitud debe incluir identidad, nacionalidad, números de Seguro Social, detalles del empleador en ambos países, fechas de contratación y asignación, y cualquier dato del 3121(l) para el empleo en filiales.
La SSA pide a los solicitantes que permitan un plazo de 90 días hábiles antes de realizar un seguimiento, y que soliciten el certificado antes de que comience el trabajo en el otro país.
4. ¿Un Certificado de Cobertura exime al empleado del impuesto sobre la renta de EE. UU.?
No.
El certificado asigna la cobertura de seguridad social según un convenio de totalización.
No determina la residencia a efectos de impuestos sobre la renta de EE. UU. o del país de destino, la retención de impuestos sobre los salarios o el establecimiento permanente corporativo.
El impuesto sobre la renta del país de destino y el shadow payroll aún pueden aplicarse en la misma asignación.
5. ¿Qué sucede si envía a un empleado al extranjero sin un Certificado de Cobertura?
Si las leyes de ambos países cubren el trabajo, el impuesto doble de Seguridad Social sigue siendo exigible hasta que un certificado documente la exención.
El país de destino puede seguir evaluando sus contribuciones, y el IRS puede impugnar la detención de FICA si no hay un certificado extranjero en el archivo.
La SSA también señala que las contribuciones por asignaciones cortas a un sistema de destino a menudo no producen ningún beneficio en dicho país, por lo que el impuesto adicional es un costo neto.