¿Qué es un certificado A1 y cuándo lo necesitan los trabajadores desplazados?
En 2024, los Estados miembros y los países de la AELC emitieron 5,6 millones de documentos portátiles A1, según el Informe anual sobre la movilidad laboral en el interior de la UE, edición de 2025 de la Comisión Europea, lo que representa un aumento del 0,8 % con respecto a los 5,5 millones emitidos en 2023.
De estos certificados, 3,61 millones se emitieron en virtud de la norma sobre desplazamiento del artículo 12 del Reglamento (CE) n.º 883/2004, dando cobertura a unos 2,23 millones de personas.
La mayoría de los desplazamientos fueron cortos: el 64 % duró alrededor de un mes.
Ese volumen es la razón por la que el A1 es un control de seguridad social ordinario y no un formulario reservado para misiones de larga duración.
Rise es una plataforma global de nómina y Employer of Record para empresas que contratan y pagan a personas en el extranjero sin necesidad de constituir una entidad local en cada mercado.
El A1 es el certificado de seguridad social para un desplazamiento real dentro de la UE, el EEE y Suiza.
En este artículo se explica qué es este documento, la norma jurídica que lo sustenta, cuándo lo necesitan los trabajadores desplazados, cómo solicitarlo y cuánto dura su cobertura, qué pueden hacer las autoridades de acogida si falta y cómo deben gestionar el proceso los departamentos de finanzas y recursos humanos antes de que comience el trabajo.
Aspectos clave
Un A1, o documento portátil A1, es la declaración oficial de qué legislación de seguridad social se aplica a un trabajador desplazado, o que trabaja en dos o más países, dentro de la UE, el EEE o Suiza.
El Reglamento (CE) n.º 883/2004 somete a una persona a la legislación de un solo país. El artículo 12 permite que un desplazamiento real siga sujeto a la seguridad social del país de origen si la duración prevista no supera los 24 meses y el trabajador no es enviado a sustituir a otra persona.
El empleador debe solicitarlo a la institución del país de origen antes de que comience el desplazamiento. Your Europe establece que, por regla general, los trabajadores desplazados deben haber estado inscritos en el sistema de seguridad social del país de origen durante al menos un mes antes de ser desplazados.
Sin un A1 válido, el país de acogida puede liquidar cotizaciones sociales locales además de las del país de origen. El certificado es la prueba de que las cotizaciones se mantienen en un único sistema.
El A1 no es una nómina espejo (shadow payroll) ni un establecimiento permanente. Utilice un Employer of Record cuando la persona deba ser contratada localmente en lugar de ser desplazada.
Qué es un certificado A1
Un documento portátil A1 es la declaración oficial de la legislación de seguridad social aplicable.
Sustituyó al antiguo certificado E 101.
Lo emite la institución de seguridad social del país de origen.
Si la persona es desplazada, dicha institución se encuentra en el país de envío.
El documento confirma que el titular está sujeto a la legislación de un país y que no se deben abonar cotizaciones para el periodo cubierto en el país de acogida donde se realiza el trabajo.
Se emite para fechas de inicio y fin determinadas, no como una afiliación de duración indefinida.
Cubre las ramas contributivas coordinadas por el Reglamento, incluidas la enfermedad, la vejez, el desempleo y los accidentes de trabajo.
No determina la residencia a efectos fiscales, la situación migratoria ni si el empleador tiene presencia fiscal corporativa.
El trabajador o el empleador deben poder presentarlo durante una inspección de trabajo o de la seguridad social.
Mientras el A1 sea válido, las autoridades de acogida deben reconocerlo.
Fuera de la UE, del EEE y de Suiza, el equivalente es un convenio bilateral de seguridad social y un certificado de cobertura.
La Administración de la Seguridad Social de los EE. UU., por ejemplo, emite un certificado de cobertura para que un trabajador desplazado no tribute a la seguridad social en dos países por los mismos ingresos.
Se trata de un instrumento jurídico diferente.
La norma jurídica en el Reglamento (CE) n.º 883/2004
La norma general es el lugar de trabajo.
El artículo 11, apartado 1, del Reglamento (CE) n.º 883/2004 es explícito: las personas a las que se aplica el Reglamento estarán sometidas a la legislación de un único Estado miembro.
A continuación, el artículo 11, apartado 3, letra a), establece que las personas que ejerzan una actividad por cuenta ajena o propia en un Estado miembro estarán sometidas a la legislación de ese Estado miembro.
El desplazamiento es la principal excepción.
El artículo 12, apartado 1, dispone que la persona que ejerza una actividad por cuenta ajena en un Estado miembro por cuenta de un empleador que realice normalmente sus actividades en él, y que sea desplazada por este empleador a otro Estado miembro para realizar un trabajo por cuenta de este, seguirá sometida a la legislación del primer Estado miembro, a condición de que la duración previsible de dicho trabajo no exceda de veinticuatro meses y de que no sea enviada en sustitución de otra persona.
El artículo 12, apartado 2, aplica el mismo límite de 24 meses a los trabajadores por cuenta propia que se trasladen para ejercer una actividad similar en otro Estado miembro.
En las listas de verificación sobre movilidad se suelen pasar por alto dos condiciones de ese texto.
En primer lugar, la duración prevista no debe superar los 24 meses.
Si se sabe desde el principio que la misión va a durar más, el artículo 12 no es la vía correcta.
En segundo lugar, el trabajador no debe ser enviado para sustituir a otra persona desplazada.
Rotar al personal en un mismo puesto de acogida para mantener la afiliación en el país de origen no constituye un desplazamiento conforme al artículo 12.
Asimismo, el empleador debe realizar normalmente actividades en el Estado de envío, y el trabajo en el extranjero debe realizarse por cuenta de dicho empleador.
Un A1 certifica estos hechos; no los crea.
El artículo 13 regula un supuesto diferente: el de una persona que ejerza normalmente una actividad en dos o más Estados miembros.
Your Europe considera que una "parte sustancial" de la actividad equivale al menos al 25 % de la jornada laboral o de los ingresos en el país de residencia.
Si se cumple este criterio, suele aplicarse la legislación del país de residencia.
Aun así, se requiere el A1.
Es la prueba de qué legislación se ha determinado aplicable.
El artículo 16 permite que dos o más Estados miembros establezcan, en interés de la persona, excepciones a los artículos 11 a 15.
Esta es la base jurídica de muchas prórrogas que superan los 24 meses.
Cuándo lo necesitan los trabajadores desplazados
Los trabajadores desplazados necesitan un A1 cuando una empresa de un país de la UE, del EEE o de Suiza los envía temporalmente a trabajar a otro, y la empresa tiene la intención de mantenerlos en el régimen de seguridad social del país de origen.
Your Europe considera que el desplazamiento consiste en enviar a un miembro del personal a otro país de la UE durante un período determinado para prestar servicios a un socio comercial, o para trabajar en una empresa propiedad del empleador en ese país.
Debe existir una relación laboral con el empleador que realiza el desplazamiento.
Las normas de la UE sobre desplazamiento también se aplican a los nacionales de terceros países que residan legalmente en un Estado miembro y sean posteriormente desplazados.
Como norma general, los trabajadores desplazados deben haber estado afiliados al sistema de seguridad social del país de origen durante al menos un mes antes de su desplazamiento.
El A1 es necesario incluso cuando el desplazamiento es de corta duración.
Los datos de la Comisión de 2024 revelan que la mayoría de los desplazamientos duran alrededor de un mes.
Los viajes de negocios no se consideran desplazamientos en el marco de la legislación laboral cuando el trabajador únicamente asiste a conferencias, reuniones, ferias o formaciones.
Aun así, a efectos de seguridad social, Your Europe exige al empleador que informe a la administración de acogida con la mayor antelación posible y que solicite un documento portátil A1.
Los profesionales por cuenta propia que vayan a ejercer una actividad similar en otro Estado miembro necesitan un A1 en virtud del artículo 12, apartado 2.
Los empleados que trabajen habitualmente en dos o más países necesitan un A1 conforme al artículo 13.
Si la persona se traslada permanentemente, o si el país de acogida pasa a ser su lugar de trabajo habitual y no un desplazamiento temporal, el artículo 12 no es aplicable.
Se trata de una decisión de contratación local o de Employer of Record, no de una decisión sobre el A1.
Cómo solicitarlo, cuánto dura y cómo prorrogarlo
El empleador lo solicita ante la institución de seguridad social competente del país donde está asegurado el empleado.
La Comisión es explícita al señalar que el empleador debe solicitar el A1 antes de que comience el periodo de desplazamiento.
Your Europe exige que el empleador indique las fechas de inicio y fin del desplazamiento.
El periodo máximo que puede indicarse en el formulario es de 24 meses.
La tramitación puede demorarse varias semanas y la HMRC señala que no es inusual que se produzcan retrasos de varios meses.
La declaración de desplazamiento ante las autoridades laborales de acogida es un trámite independiente.
Your Europe exige que el empleador lo notifique al país de acogida antes del inicio del desplazamiento o, a más tardar, en el momento en que este comience.
El A1 no sustituye a dicha notificación.
La notificación no sustituye al A1.
Si el desplazamiento dura más de 24 meses, o si es necesario prolongarlo, Your Europe ofrece dos opciones.
El empleador puede solicitar al organismo emisor del documento portátil A1 que conceda una prórroga, la cual no se otorga de forma automática y está sujeta a un acuerdo mutuo entre los países de origen y de acogida.
O bien, el empleado puede afiliarse al sistema de seguridad social del país de acogida.
Póngase en contacto con la institución emisora antes de que expire el A1 vigente.
Your Europe señala que para realizar un nuevo desplazamiento se suele esperar a que haya transcurrido un periodo de tiempo desde el regreso, y que muchos países de la UE consideran que dos meses es suficiente.
El A1 no sustituye a las condiciones de empleo del país de acogida.
Los trabajadores desplazados deben seguir disfrutando de las condiciones laborales esenciales del país de acogida si estas son más favorables, y la norma del desplazamiento de larga duración de 12 meses sigue un cómputo distinto al del límite de 24 meses de la seguridad social.
Qué ocurre si no se dispone de un A1
Sin un A1 válido, el país de acogida puede considerar que el trabajador está sujeto a su propia legislación de seguridad social desde el primer día de trabajo.
El Centro Finlandés de Pensiones expone la consecuencia en términos operativos: una autoridad extranjera tiene derecho a exigir que las cotizaciones obligatorias a la seguridad social por el trabajo realizado se paguen en el país donde se lleva a cabo la actividad.
La instrucción de la HMRC para los trabajadores entrantes que soliciten la exención en virtud del artículo 12 consiste en cobrar las cotizaciones primarias y secundarias del Seguro Nacional (National Insurance) hasta que presenten el documento portátil A1.
Hasta que se presente el certificado, se mantendrá la liquidación del país de acogida.
A menudo, las cotizaciones en el país de origen continúan porque no se ha comunicado la interrupción a la nómina de origen.
Las cotizaciones en el país de acogida se liquidan porque no existe ningún certificado que indique al país de acogida que debe abstenerse de hacerlo.
Resolver esta duplicidad a posteriori es un proceso lento, y las devoluciones dependen de que ambas instituciones se pongan de acuerdo sobre qué legislación era realmente aplicable.
Si no se certifica la afiliación en el país de origen, la cobertura por enfermedad en origen, el cómputo de la pensión y la Tarjeta Sanitaria Europea también pueden quedar sin efecto durante el periodo de trabajo en el extranjero.
El A1 es vinculante para las instituciones de acogida mientras sea válido.
Si un país de acogida duda de los hechos, debe recurrir al procedimiento oficial de diálogo entre instituciones en lugar de ignorar el certificado.
Hasta que la institución emisora no lo retire, el país de acogida debe reconocerlo.
Presentar la solicitud tarde no es una estrategia válida, ya que los días transcurridos sin cobertura quedan expuestos.
El A1 no es una nómina espejo ni un establecimiento permanente
En una misma misión se mezclan tres expedientes diferentes.
Manténgalos separados.
Un A1 determina qué legislación de seguridad social de un país se aplica al trabajador.
La nómina espejo (shadow payroll) es la vía de notificación en el país de acogida a efectos del impuesto sobre la renta y, a veces, de las cotizaciones sociales, cuando el empleado permanece en la nómina del país de origen.
El establecimiento permanente determina si la propia empresa tiene presencia fiscal en el país de acogida.
Un A1 no liquida el impuesto sobre la renta en el país de acogida.
La gestión de una nómina espejo no certifica la legislación de seguridad social aplicable con arreglo al Reglamento 883/2004.
Ninguno de los dos documentos responde a la cuestión del artículo 5 de la OCDE sobre la empresa.
Una vez establecida esta distinción, la cuestión operativa se centra en el A1.
Si se trata de un desplazamiento real y limitado en el tiempo por parte de un empleador que ejerce habitualmente sus actividades en el país de origen, solicite el A1 antes de que comience el trabajo y mantenga activas las cotizaciones a la seguridad social en origen.
Si la realidad es un puesto de trabajo de duración indefinida en el país de acogida, no fuerce el artículo 12.
Pase a la persona a un contrato local a través de una entidad de acogida o de un Employer of Record, y regístrela en la seguridad social de acogida.
El EOR de Rise cuesta 399 USD al mes por empleado a través de entidades propias en EE. UU., Reino Unido, Canadá, Australia, Irlanda, Chipre, Nueva Zelanda y Sudáfrica, y se expandirá a más de 60 países a finales de 2026.
La nómina directa cubre más de 190 países y más de 90 monedas locales, con controles SOC 2 Tipo II, para empresas que ya cuentan con el empleador local.
El Agent of Record se reserva únicamente para contratistas reales.
Cómo instrumentalizar los A1 antes de que empiece el trabajo
Trate el A1 como un control previo al viaje, del mismo modo que los equipos jurídicos y de cumplimiento normativo ya gestionan las autorizaciones de trabajo y las notificaciones al país de acogida.
1. Determine si las circunstancias constituyen un desplazamiento.
El artículo 12 exige que exista un empleador en el país de origen que ejerza habitualmente sus actividades allí, que el trabajo se realice por cuenta de dicho empleador, que la duración prevista no supere los 24 meses y que no se sustituya a otra persona desplazada.
Si la persona ya reside y trabaja en el país de acogida, o si el puesto es de duración indefinida, no se trata de un desplazamiento.
2. Confirme la afiliación previa en el país de origen.
La norma de registro de un mes de Your Europe es la base de referencia.
Un empleado recién contratado que viaje en su primera semana a menudo no cumplirá este requisito.
3. Solicite el A1 antes de la salida y presente la declaración de desplazamiento de acogida como un trámite independiente.
Incluya ambos en la misma lista de verificación de la misión, con las fechas de inicio y fin que aparecerán en el certificado.
4. Calendarice el límite de 24 meses de la seguridad social de forma independiente al límite de 12 meses de las condiciones de empleo.
Son plazos diferentes.
Una prórroga en virtud del artículo 16 requiere un acuerdo mutuo, iniciado antes de que expire el A1 actual.
5. Archive el certificado emitido en un lugar donde el equipo de operaciones pueda disponer de él.
Tanto para el acceso a las instalaciones como para las auditorías de nómina se solicitará el mismo PDF, y cualquier cambio de fechas debe notificarse a la institución emisora y al país de acogida.
6. Evalúe nuevamente el modelo de empleo cuando el desplazamiento deje de ser temporal.
Llegados a ese punto, la forma en que configure la nómina global es más importante que otro documento portátil.
Un contrato local a través de una entidad propia o de un Employer of Record sustituye al desplazamiento; no se superpone a un A1 caducado.
Conclusión
El A1 es el certificado que hace visible para el inspector de acogida la norma de sometimiento a un único país del Reglamento 883/2004.
Su volumen ya no es una especialidad exclusiva del sector de la construcción: en 2024 se emitieron 5,6 millones de documentos y la mayoría de los desplazamientos duraron cerca de un mes.
El límite legal para un desplazamiento real es de 24 meses, sin sustitución de otro trabajador desplazado, y la solicitud debe tramitarse ante la institución de origen antes de comenzar el trabajo.
Sin el documento, el país de acogida puede liquidar cotizaciones sociales además de las del país de origen.
Con él, las cotizaciones permanecen en un único sistema durante el periodo indicado.
Gestione correctamente el A1 en un desplazamiento real y cambie el modelo de empleo cuando este deje de serlo.
Reserve una demostración con el equipo de Rise para organizar sus misiones actuales en la UE, el EEE y Suiza según la vía de seguridad social y empleo adecuada antes de que comience el próximo periodo de desplazamiento.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es un certificado A1?
Un A1, o documento portátil A1, es la declaración oficial de qué legislación de seguridad social de un país se aplica a una persona que trabaja en el extranjero dentro de la UE, del EEE o de Suiza.
Lo emite la institución del país donde la persona está asegurada.
Demuestra que las cotizaciones correspondientes al periodo cubierto deben pagarse en ese país y no en el país de acogida donde se trabaja.
2. ¿Cuándo necesitan un A1 los trabajadores desplazados?
Siempre que un empleador de un Estado miembro, de un país del EEE o de Suiza desplace a un empleado a otro país para trabajar temporalmente por cuenta de dicho empleador y desee que continúe sujeto a la seguridad social del país de origen.
Este mismo documento es necesario para muchos desplazamientos de trabajadores por cuenta propia y para personas que trabajan habitualmente en dos o más países.
Your Europe también prevé la necesidad de un A1 a efectos de seguridad social en los viajes de negocios que no se consideren desplazamientos según la legislación laboral.
3. ¿Cuánto tiempo dura un A1?
Para un desplazamiento en virtud del artículo 12, la duración prevista en el formulario no puede superar los 24 meses.
Si el desplazamiento debe continuar, el empleador puede solicitar una prórroga por mutuo acuerdo entre las instituciones de origen y de acogida, o bien dar de alta a la persona en la seguridad social del país de acogida.
Los certificados pluriestatales del artículo 13 también se emiten por un periodo definido y deben renovarse cuando se mantiene la misma pauta de trabajo.
4. ¿Qué ocurre si se trabaja sin un A1?
El país de acogida puede exigir el registro y las cotizaciones a la seguridad social local desde el primer día de trabajo, además de las cotizaciones en el país de origen que no se hayan suspendido.
La instrucción de la HMRC consiste en cobrar el Seguro Nacional hasta que se presente el A1.
La cobertura por enfermedad en origen, el cómputo de la pensión y la Tarjeta Sanitaria Europea también pueden quedar sin efecto durante el periodo de trabajo en el extranjero.
5. ¿Es lo mismo un A1 que una nómina espejo o un establecimiento permanente?
No.
El A1 determina qué legislación de seguridad social se aplica al trabajador.
La nómina espejo es el registro fiscal y social en el país de acogida para alguien que permanece en la nómina de origen.
El establecimiento permanente determina si la empresa tiene presencia fiscal.
Disponer de un A1 válido no exime de analizar el impuesto sobre los rendimientos del trabajo o el establecimiento permanente en el país de acogida, y un registro de nómina espejo no sustituye al A1.