¿Qué es un certificado A1 y cuándo lo necesitan los trabajadores desplazados?
En 2024, los Estados miembros y los países de la AELC emitieron 5.6 millones de Documentos Portátiles A1, según el Informe Anual sobre la Movilidad Laboral en la UE de la Comisión Europea, Edición 2025, lo que representa un aumento del 0.8 por ciento en comparación con los 5.5 millones emitidos en 2023.
De esos certificados, 3.61 millones se emitieron bajo la regla de desplazamiento del Artículo 12 del Reglamento (CE) n.º 883/2004, abarcando a aproximadamente 2.23 millones de personas.
La mayoría de los desplazamientos fueron cortos: el 64 por ciento duró alrededor de un mes.
Ese volumen es la razón por la cual el A1 es un control de seguridad social permanente y no un formulario reservado para asignaciones de larga duración.
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Un A1 es el certificado de seguridad social para un desplazamiento genuino dentro de la UE, el EEE y Suiza.
Este artículo explica qué es el documento, la regla legal detrás de él, cuándo lo necesitan los trabajadores desplazados, cómo solicitarlo y cuánto dura la cobertura, qué pueden hacer las autoridades de acogida si falta, y cómo los departamentos de finanzas y de recursos humanos deben gestionar el proceso antes de que comience el trabajo.
Puntos Clave
Un A1, o Documento Portátil A1, es la declaración oficial de la legislación de seguridad social de qué país se aplica a un trabajador desplazado, o que trabaja en dos o más países, dentro de la UE, el EEE o Suiza.
El Reglamento (CE) n.º 883/2004 sitúa a una persona bajo la legislación de un solo país. El Artículo 12 permite que un desplazamiento genuino se mantenga en la seguridad social del país de origen si la duración prevista no supera los 24 meses y el trabajador no es enviado para reemplazar a otra persona.
El empleador debe presentar la solicitud ante la institución del país de origen antes de que comience el desplazamiento. Tu Europa establece que los trabajadores desplazados deben, como regla general, haber estado registrados en el sistema de seguridad social de origen durante al menos un mes antes de ser desplazados.
Sin un A1 válido, el país de acogida puede aplicar cotizaciones a la seguridad social local además de las cotizaciones de origen. El certificado es la prueba de que las cotizaciones se mantienen en un solo sistema.
El A1 no es shadow payroll ni establecimiento permanente. Utilice un Employer of Record cuando la persona deba ser contratada localmente en lugar de ser desplazada.
Qué es un Certificado A1
Un Documento Portátil A1 es la declaración oficial de la legislación de seguridad social aplicable.
Reemplazó al antiguo certificado E 101.
Lo emite la institución de seguridad social del país de origen.
Si la persona es desplazada, esa institución se encuentra en el país de envío.
El documento confirma que el titular está sujeto a la legislación de un país y que las cotizaciones por el periodo cubierto no se adeudan en el país de acogida donde se realiza el trabajo.
Se emite con fechas de inicio y fin definidas, no como una afiliación indefinida.
Cubre las ramas de la seguridad social coordinadas por el Reglamento, incluyendo enfermedad, vejez, desempleo y accidentes de trabajo.
No determina la residencia a efectos del impuesto sobre la renta, el estatus migratorio ni si el empleador tiene una presencia fiscal corporativa.
El trabajador o el empleador deben poder presentarlo durante una inspección de trabajo o de seguridad social.
Mientras el A1 sea válido, las autoridades de acogida deben reconocerlo.
Fuera de la UE, el EEE y Suiza, el equivalente es un convenio bilateral de seguridad social y un certificado de cobertura.
La Administración del Seguro Social de los EE. UU., por ejemplo, emite un certificado de cobertura para que un trabajador desplazado no pague impuestos de seguridad social en dos países por los mismos ingresos.
Ese es un instrumento legal diferente.
La Regla Legal en el Reglamento (CE) n.º 883/2004
La regla general es el lugar de trabajo.
El Artículo 11, apartado 1, del Reglamento (CE) n.º 883/2004 es explícito: las personas a las que se aplica el Reglamento estarán sujetas a la legislación de un único Estado miembro.
El Artículo 11, apartado 3, letra a), establece que las personas que ejerzan una actividad por cuenta ajena o propia en un Estado miembro estarán sujetas a la legislación de ese Estado miembro.
El desplazamiento es la excepción principal.
El Artículo 12, apartado 1, dispone que la persona que ejerza una actividad por cuenta ajena en un Estado miembro por cuenta de un empleador que realice normalmente sus actividades en él, y que sea desplazada por dicho empleador a otro Estado miembro para realizar un trabajo por cuenta de este, continuará sujeta a la legislación del primer Estado miembro, a condición de que la duración previsible de dicho trabajo no exceda de veinticuatro meses y de que no sea enviada en sustitución de otra persona.
El Artículo 12, apartado 2, aplica el mismo límite de 24 meses a los trabajadores por cuenta propia que vayan a ejercer una actividad similar en otro Estado miembro.
Hay dos condiciones en ese texto que suelen pasarse por alto en las listas de verificación de movilidad.
Primero, la duración prevista no debe superar los 24 meses.
Si se sabe desde el principio que la asignación durará más tiempo, el Artículo 12 no es la vía adecuada.
Segundo, el trabajador no debe ser enviado para reemplazar a otra persona desplazada.
Rotar personal en el mismo puesto de acogida para mantener la afiliación en el país de origen no califica como desplazamiento bajo el Artículo 12.
El empleador también debe realizar normalmente actividades en el Estado de envío, y el trabajo en el extranjero debe realizarse por cuenta de dicho empleador.
Un A1 certifica esos hechos; no los crea.
El Artículo 13 cubre una situación diferente: una persona que ejerce normalmente una actividad en dos o más Estados miembros.
Tu Europa considera que una "parte sustancial" de la actividad es al menos el 25 por ciento del tiempo de trabajo y/o de los ingresos en el país de residencia.
Si se cumple esta condición, por lo general se aplica la legislación del país de residencia.
El A1 sigue siendo necesario.
Es la prueba de cuál fue la legislación que se determinó aplicable.
El Artículo 16 permite que dos o más Estados miembros acuerden, en interés de la persona, una excepción a los Artículos 11 a 15.
Esa es la base legal para muchas extensiones que superan los 24 meses.
Cuándo lo Necesitan los Trabajadores Desplazados
Los trabajadores desplazados necesitan un A1 cuando son enviados por un empleador de un país de la UE, del EEE o de Suiza a trabajar temporalmente en otro, y la empresa tiene la intención de mantenerlos en la seguridad social de su país de origen.
Tu Europa define el desplazamiento como el envío de un miembro del personal a otro país de la UE durante un período específico para prestar servicios a un socio comercial, o para trabajar en una empresa que el empleador posee allí.
Debe existir una relación laboral con el empleador que realiza el desplazamiento.
Las normas de la UE sobre desplazamiento también se aplican a los nacionales de terceros países que residen legalmente en un Estado miembro y luego son desplazados.
Como regla general, los trabajadores desplazados deben haber estado registrados en el sistema de seguridad social de origen durante al menos un mes antes de ser desplazados.
El A1 se requiere incluso si el desplazamiento es corto.
Las cifras de la Comisión de 2024 muestran que la mayoría de los desplazamientos duran alrededor de un mes.
Los viajes de negocios no son desplazamientos bajo el derecho laboral cuando el trabajador solo asiste a conferencias, reuniones, ferias o capacitaciones.
Aun así, Tu Europa exige que el empleador, a efectos de seguridad social, informe a la administración de acogida siempre que sea posible con antelación y solicite un Documento Portátil A1.
Los profesionales independientes que vayan a ejercer una actividad similar en otro Estado miembro necesitan un A1 en virtud del Artículo 12, apartado 2.
Los empleados que trabajan habitualmente en dos o más países necesitan un A1 en virtud del Artículo 13.
Si la persona se traslada de forma permanente, o si el país de acogida se convierte en el lugar de trabajo habitual en lugar de un desplazamiento temporal, el Artículo 12 no se aplica.
Esa es una decisión de contratación local o de Employer of Record, no una decisión del A1.
Cómo Solicitarlo, Cuánto Dura y Cómo Extenderlo
El empleador presenta la solicitud ante la institución de seguridad social competente en el país donde está asegurado el empleado.
La Comisión es explícita en que el empleador debe solicitar el A1 antes de que comience el período de desplazamiento.
Tu Europa exige que el empleador especifique la fecha de inicio y fin del desplazamiento.
El período máximo que se puede indicar en el formulario es de 24 meses.
El procesamiento puede tardar varias semanas, y el HMRC señala que un retraso de varios meses no es inusual.
La declaración de desplazamiento ante las autoridades laborales de acogida es un trámite independiente.
Tu Europa exige que el empleador notifique al país de acogida antes de que comience el desplazamiento, o a más tardar en el momento en que este se inicie.
El A1 no reemplaza esa notificación.
La notificación no reemplaza el A1.
Si el desplazamiento dura más de 24 meses o necesita prolongarse, Tu Europa ofrece dos opciones.
El empleador puede solicitar al emisor del PD A1 que conceda una prórroga, la cual no se otorga automáticamente y está sujeta a un acuerdo mutuo entre los países de origen y de acogida.
O bien, el empleado puede afiliarse al sistema de seguridad social del país de acogida.
Póngase en contacto con la institución emisora antes de que expire el A1 actual.
Tu Europa señala que para un nuevo desplazamiento suele requerirse que haya transcurrido un tiempo desde el regreso, y muchos países de la UE consideran que dos meses es suficiente.
El A1 no sustituye las condiciones de empleo del país de acogida.
Los contratistas desplazados deben seguir recibiendo las condiciones de empleo básicas del país de acogida cuando estas sean más favorables, y la regla del desplazamiento de larga duración de 12 meses corre bajo un cronómetro distinto al límite de 24 meses de la seguridad social.
Qué Pasa si No se Cuenta con un A1
Sin un A1 válido, el país de acogida puede tratar al trabajador como sujeto a su propia legislación de seguridad social desde el primer día de trabajo.
El Centro Finlandés de Pensiones establece la consecuencia en términos operativos: una autoridad extranjera tiene derecho a exigir que las cotizaciones obligatorias a la seguridad social por el trabajo se paguen en el país donde este se realiza.
La instrucción del HMRC para los trabajadores entrantes que reclaman exención bajo el Artículo 12 es cobrar el Seguro Nacional primario y secundario hasta que presenten el Documento Portátil A1.
Hasta que se presente el certificado, se mantiene la determinación del país de acogida.
A menudo, las cotizaciones en el país de origen continúan porque no se ha informado al departamento de nómina de origen que las detenga.
Las cotizaciones en el país de acogida se determinan porque no existe un certificado que le indique a dicho país que desista.
Resolver esta duplicación después del hecho es un proceso lento, y los reembolsos dependen de que las dos instituciones acuerden qué legislación se aplicaba realmente.
Si no se certifica la afiliación en el país de origen, la cobertura por enfermedad de origen, la acumulación de la pensión y la Tarjeta Sanitaria Europea también pueden quedar invalidadas por el período de trabajo en el extranjero.
El A1 es vinculante para las instituciones de acogida mientras sea válido.
Si un país de acogida duda de los hechos, debe utilizar el procedimiento de diálogo oficial entre instituciones en lugar de ignorar el certificado.
Hasta que la institución emisora lo retire, el país de acogida debe reconocerlo.
Solicitarlo tarde no es una estrategia viable, ya que los días sin cobertura quedan desprotegidos.
El A1 No es Shadow Payroll ni Establecimiento Permanente
Hay tres trámites diferentes que suelen mezclarse en una misma asignación.
Manténgalos separados.
Un A1 responde a la pregunta de qué legislación de seguridad social se aplica al trabajador.
Shadow payroll es el canal de reporte en el país de acogida para el impuesto sobre la renta, y a veces para las cotizaciones de seguridad social, cuando el empleado permanece en la nómina de origen.
Establecimiento permanente se refiere a si la propia empresa tiene presencia fiscal en el país de acogida.
Un A1 no sirve para declarar el impuesto sobre la renta en el país de acogida.
Un procesamiento de shadow payroll no certifica la legislación de seguridad social aplicable según el Reglamento 883/2004.
Ninguno de los dos documentos responde a la pregunta del Artículo 5 de la OCDE sobre la empresa.
Una vez establecida esa distinción, la cuestión operativa se centra en el A1.
Si las circunstancias corresponden a un desplazamiento genuino y limitado en el tiempo por parte de un empleador que normalmente realiza actividades en el país de origen, solicite el A1 antes de que comience el trabajo y mantenga activas las cotizaciones a la seguridad social de origen.
Si las circunstancias corresponden a un puesto de trabajo permanente en el país de acogida, no extienda el uso del Artículo 12.
Transfiera a la persona a un contrato local a través de una entidad de acogida o de un Employer of Record, y regístrela en la seguridad social local.
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Un Agent of Record es únicamente para contratistas genuinos.
Cómo Implementar los A1 Antes de que Comience el Trabajo
Gestione el A1 como un control previo al viaje, de la misma manera que los equipos legal y de cumplimiento ya gestionan las autorizaciones de trabajo y las notificaciones al país de acogida.
1. Determine si las circunstancias constituyen un desplazamiento.
El Artículo 12 requiere un empleador en el país de origen que realice normalmente actividades allí, trabajo realizado por cuenta de ese empleador, una duración prevista no mayor a 24 meses y que no se reemplace a otro trabajador desplazado.
Si la persona ya vive y trabaja en el país de acogida, o si el puesto es de duración indefinida, no se trata de un desplazamiento.
2. Confirme la afiliación previa en el país de origen.
La regla de registro de un mes de Tu Europa es el estándar básico.
Un nuevo empleado enviado al extranjero durante su primera semana de contratación a menudo no cumplirá este requisito.
3. Solicite el A1 antes de la partida y presente la declaración de desplazamiento de acogida como un paso independiente.
Incluya ambos trámites en la misma lista de verificación de la asignación, con las fechas de inicio y fin que aparecerán en el certificado.
4. Calendarice el límite de 24 meses de la seguridad social de forma independiente al límite de 12 meses de las condiciones de empleo.
Son cronómetros diferentes.
Una prórroga en virtud del Artículo 16 requiere un acuerdo mutuo, el cual debe iniciarse antes de que expire el A1 vigente.
5. Guarde el certificado emitido en un lugar accesible para operaciones.
Tanto el acceso a las instalaciones como las auditorías de nómina requerirán el mismo PDF, y cualquier cambio de fechas debe notificarse a la institución emisora y al país de acogida.
6. Reevalúe el modelo de empleo cuando el desplazamiento deje de ser temporal.
Ese es el punto en el que cómo estructura su nómina global es más importante que otro documento portátil.
Un contrato local a través de una entidad propia o de un Employer of Record reemplaza al desplazamiento; no se sobrepone a un A1 vencido.
Conclusión
El A1 es el certificado que hace visible la regla de un solo país del Reglamento 883/2004 para un inspector del país de acogida.
Este volumen ya no es una especialidad exclusiva del sector de la construcción: se emitieron 5.6 millones de documentos en 2024, y la mayoría de los desplazamientos duraron alrededor de un mes.
El límite legal para un desplazamiento genuino es de 24 meses, sin sustitución de otra persona desplazada, y la solicitud debe realizarse ante la institución de origen antes de que comience el trabajo.
Sin el documento, el país de acogida puede cobrar cotizaciones a la seguridad social además de las de origen.
Con él, las cotizaciones se mantienen en un único sistema por el período especificado.
Gestione el A1 correctamente en un desplazamiento genuino y cambie el modelo de empleo cuando las condiciones del desplazamiento dejen de cumplirse.
Reserve una demostración con el equipo de Rise para planificar sus asignaciones actuales en la UE, el EEE y Suiza bajo la vía correcta de seguridad social y empleo antes de que se abra la próxima ventana de desplazamiento.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué es un certificado A1?
Un A1, o Documento Portátil A1, es la declaración oficial de la legislación de seguridad social de qué país se aplica a una persona que trabaja a través de las fronteras en la UE, el EEE o Suiza.
Lo emite la institución del país donde está asegurada la persona.
Prueba que las cotizaciones correspondientes al periodo cubierto deben pagarse en ese país y no en el país de acogida donde se realiza el trabajo.
2. ¿Cuándo necesitan un A1 los trabajadores desplazados?
Siempre que un empleador de un Estado miembro, país del EEE o Suiza desplace a un empleado a otro país para trabajar temporalmente por cuenta de dicho empleador y desee que continúe sujeto a la seguridad social del país de origen.
El mismo documento se necesita para muchos desplazamientos de trabajadores por cuenta propia y para personas que trabajan habitualmente en dos o más países.
Tu Europa también requiere un A1 a efectos de seguridad social para viajes de negocios que no califiquen como desplazamientos bajo la legislación laboral.
3. ¿Cuánto tiempo dura un A1?
Para un desplazamiento bajo el Artículo 12, la duración prevista en el formulario no puede superar los 24 meses.
Si el desplazamiento debe continuar, el empleador puede solicitar una prórroga mediante acuerdo mutuo entre las instituciones de origen y de acogida, o bien registrar a la persona en la seguridad social del país de acogida.
Los certificados multiestatales del Artículo 13 también se emiten por un período definido y deben renovarse cuando se mantiene la misma modalidad de trabajo.
4. ¿Qué pasa si trabaja sin un A1?
El país de acogida puede exigir el registro y las cotizaciones a la seguridad social local desde el primer día de trabajo, además de las cotizaciones en el país de origen que no se hayan suspendido.
La instrucción del HMRC es cobrar el Seguro Nacional hasta que se presente el A1.
La cobertura por enfermedad de origen, la acumulación de la pensión y la Tarjeta Sanitaria Europea también pueden quedar invalidadas por el período de trabajo en el extranjero.
5. ¿Es el A1 lo mismo que shadow payroll o establecimiento permanente?
No.
Un A1 determina qué legislación de seguridad social se aplica al trabajador.
Shadow payroll es el reporte fiscal y de seguridad social en el país de acogida para alguien que permanece en la nómina del país de origen.
Establecimiento permanente define si la empresa tiene presencia fiscal en dicho país.
Un A1 válido no elimina el análisis del impuesto sobre la renta ni del establecimiento permanente en el país de acogida, y un registro de shadow payroll no reemplaza al A1.