Manténgase en cumplimiento: trabajando con contratistas independientes
El ecosistema laboral ha cambiado radicalmente en los últimos años, con más contratistas independientes trabajando que nunca. La economía freelance puede beneficiar tanto a individuos como a empresas. Los trabajadores independientes disfrutan de una flexibilidad y un control sin precedentes sobre sus carreras. Las empresas tienen la oportunidad de contratar al mejor talento de cualquier parte del mundo sin los costos fijos ni el compromiso a largo plazo que implica la incorporación de un empleado a tiempo completo. A medida que el trabajo freelance transforma la forma en que trabajamos, también plantea nuevas preguntas sobre los procesos tradicionales, específicamente aquellos relacionados con el cumplimiento normativo y las operaciones diarias de su empresa.
¿Qué es el cumplimiento normativo (compliance)?
Para operar legalmente, las empresas deben seguir las leyes y regulaciones aplicables que las rigen. El cumplimiento se refiere a qué tan bien una empresa cumple con esas obligaciones legales. Obtener una licencia comercial y pagar impuestos son ejemplos comunes de cumplimiento. Las autoridades gubernamentales en todos los niveles establecen leyes, pero también es importante conocer otros factores. Dónde tiene su sede su empresa, cómo está estructurada, en qué industria opera... estos aspectos variables conllevan requisitos variables.
¿Cómo es el cumplimiento a nivel estatal, federal e internacional?
Desde el nivel local hasta el internacional, las autoridades gubernamentales y las organizaciones específicas de cada industria tienen diversas regulaciones implementadas para asegurarse de que los contratistas independientes estén clasificados correctamente, que sus derechos laborales estén protegidos y que se recauden los impuestos correspondientes. Eso significa que debe conocer una serie de reglas diferentes para mantener el cumplimiento en todos los niveles. También significa que las reglas a veces pueden resultar confusas.
¿Una de las consideraciones más importantes? La clasificación. ¿Son sus trabajadores empleados o contratistas independientes?
El Departamento de Trabajo (DOL) utiliza la Prueba ABC, considerando a un individuo como contratista independiente únicamente si se cumplen estos tres factores:
Ausencia de control - el individuo está libre de control y dirección en relación con la prestación del servicio, tanto bajo el contrato de trabajo como en la práctica. En otras palabras: la empresa contratante no puede dirigir cómo realizar el trabajo.
Actividad inusual - el individuo presta servicios fuera del curso habitual del negocio de su empresa.
Ocupación habitual - el individuo se dedica habitualmente a un comercio, ocupación, profesión o negocio establecido de forma independiente de la misma naturaleza que el servicio que realiza para su empresa.
Para fines de impuestos sobre el empleo, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) utiliza una prueba de derecho consuetudinario similar que examina el grado de independencia y control:
Control de comportamiento: ¿Controla la empresa, o tiene derecho a controlar, lo que hace el trabajador y cómo realiza su trabajo?
Control financiero: ¿Controla la empresa los aspectos comerciales del trabajo del trabajador? (por ejemplo, cómo se le paga, si se le reembolsan los gastos y si proporciona sus propias herramientas y suministros).
Tipo de relación: ¿Existen contratos escritos o beneficios que se ofrecen habitualmente a los empleados, como seguros, vacaciones pagadas o planes de pensión? ¿Continuará la relación a largo plazo? ¿Realiza el trabajador un servicio que es un aspecto clave de la actividad comercial habitual?
A medida que la economía de los trabajadores independientes se ha expandido en los últimos años, la cuestión se ha vuelto más complicada para los gobiernos estatales y federales. Con los cambios de administraciones presidenciales, también han cambiado las directrices del DOL para la clasificación de trabajadores. La mayoría de los estados utilizan la prueba ABC o la prueba de derecho consuetudinario, pero algunos estados, como California, tienen sus propias variaciones de pruebas y leyes para clasificar a los trabajadores. Los gobiernos locales a veces también tienen sus propias leyes; la ciudad de Nueva York adoptó la ley Freelance Isn’t Free Act en 2017 para mejorar la protección de los trabajadores independientes. Y si tiene un equipo internacional, no solo debe conocer las leyes de cumplimiento de otros países, sino que también debe presentar la documentación correcta para fines de declaración de impuestos.
¿Cómo realiza el seguimiento del cumplimiento normativo mientras hace crecer su negocio?
A medida que su negocio crece, sus responsabilidades de cumplimiento con respecto a sus trabajadores también crecen. Con todas las fluctuaciones en las diversas normas y leyes, mantener el cumplimiento puede parecer tedioso y desalentador, pero siempre es importante. Y hay algunos pasos básicos que puede seguir para asegurarse de cumplir con todas las reglas:
Manténgase al día sobre los cambios en las leyes - Aborde el cumplimiento como un proceso continuo. Identifique qué regulaciones se aplican a su negocio, comprenda las implicaciones y supervise cualquier cambio de política. Prepararse le mantendrá un paso por delante.
Clasifique correctamente a sus contrataciones - A medida que el mercado de trabajadores independientes se expande, genera un mayor escrutinio sobre la clasificación de los trabajadores. Eso también conlleva un mayor riesgo de auditorías por clasificación errónea. Para evitar multas y sanciones de organizaciones gubernamentales, asegúrese de que todas sus contrataciones se clasifiquen correctamente, siempre.
Utilice contratos formales - Una mayor flexibilidad podría ser el beneficio principal de trabajar con autónomos, pero el hecho de que desee que un trabajo se realice rápidamente no significa que deba omitir pasos en el proceso de contratación. Alinee sus contratos con las leyes de cumplimiento correspondientes y utilícelos para todos los contratistas independientes.
Pague a los trabajadores a tiempo - Los problemas de falta de pago o retraso en el pago han sido durante mucho tiempo uno de los puntos de fricción más críticos entre los contratistas independientes y los clientes. Muchos operadores utilizan software o calendarios de pago diseñados para empleados a tiempo completo que facilitan la emisión de pagos incorrectos para contratistas, o la omisión total de los mismos. Centralizar la información de sus pagos con un sistema de gestión de freelancers garantiza que pueda realizar un seguimiento de los proyectos y aprobar los pagos sin problemas.
Gestión del cumplimiento con socios especializados en fuerza laboral
A medida que crece su fuerza laboral contingente, las revisiones de clasificación, la evaluación y el monitoreo continuo pueden superar rápidamente lo que un equipo interno puede absorber, y ese es el punto en el que un socio especializado en fuerza laboral merece consideración. Atrium, por ejemplo, diseña programas de cumplimiento para contratistas independientes adaptados a la forma en que ya opera su negocio, trabaja dentro de las plataformas VMS o HRIS que tenga implementadas y gestiona el ciclo de vida completo del contratista independiente, desde la evaluación inicial hasta la supervisión continua del programa. Reduce el riesgo de una clasificación errónea sin aumentar el personal y mantiene la agilidad para contratar a los mejores talentos, a nivel nacional o internacional, a medida que cambian sus necesidades.
Elimine el estrés del cumplimiento normativo con Rise
Con múltiples niveles de regulaciones gubernamentales y una legislación en constante cambio, cumplir con las leyes de cumplimiento puede convertirse rápidamente en una fuente de estrés y agobio. Pero con las herramientas adecuadas, puede mantener su negocio en conformidad con la ley, y hacerlo con facilidad.
Es por eso que la Plataforma de Pagos de Rise tiene una capa de cumplimiento integrada para contrataciones de contratistas independientes. Incorpore talento. Cree calendarios de pago personalizados (fijos, por hora, únicos) con las frecuencias que se adapten a sus necesidades. Financie toda su nómina a tiempo, siempre. Y para simplificar sus procesos de pago, Rise actúa como un agente tercero. Nosotros nos encargamos del papeleo para que usted no tenga que hacerlo. Centralice todo: fuerza laboral contingente, pagos, cumplimiento y contratos.
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