Cómo pasar de profesional independiente a propietario de empresa: una guía completa
Una de las mejores partes de ser un contratista independiente es ser dueño de tu tiempo. Sin duda alguna. Pero una vez que desaparece el alivio inicial de ser tu propio jefe, es hora de dar el siguiente paso para consolidar tus habilidades y tu visión para los negocios.
Pasar de ser un profesional independiente serio a una entidad comercial formaliza tu trabajo en más de un sentido. Cambia la forma en que te perciben en el mercado y podría acelerar potencialmente tu trayectoria de crecimiento. Realmente es una situación en la que todos ganan.
Primeros pasos: Crear una entidad comercial
El primer paso es crear un negocio de modo que formes una entidad legalmente reconocida para operar que sea independiente de ti como individuo. Es importante configurar tu negocio correctamente, ya que la entidad que elijas determinará cómo manejas tu empresa, cómo pagarás impuestos y de qué responsabilidades serás responsable. ¿Alguna vez has visto Schitt's Creek?
David Rose, el desconectado hijo de un exmultimillonario, consigue un trabajo en "Blouse Barn" y comienza a renovar la tienda —y su propia casa— realizando compras deducibles de impuestos por todos lados. Cuando su padre le pregunta sobre la ola de gastos, él responde: "¡Es una deducción!"
Claramente, David no tiene la menor idea de cómo funcionan realmente las deducciones y los gastos deducibles de impuestos. ("La gente de las deducciones lo pagará", explica. Ojalá fuera así).
Bueno, no está totalmente equivocado. Sí es posible encontrar posibles desgravaciones fiscales y deducciones cuando se trata de gastos como el teléfono celular y la configuración de la oficina en casa, pero es bueno investigar para saber qué entidad establecer y cómo hacerlo correctamente. Solo no esperes que la gente de las deducciones pague la cuenta.
¿Cómo sé qué tipo de entidad es la adecuada para mí?
Hay una serie de diferentes formas de estructurar tu negocio. Para los contratistas independientes, tres de las entidades más comunes son:
Propietario único (Sole Proprietorship) – Se asume automáticamente que eres propietario único si inicias un negocio pero no te registras como una entidad. En términos de impuestos, el proceso de declaración es simple: los ingresos de tu negocio se reportan en tu declaración de impuestos personal en lugar de una declaración comercial separada.
Las empresas unipersonales no ofrecen ninguna protección, lo que significa que los activos y pasivos de tu negocio no están separados de tus activos y pasivos personales. Si alguien te demanda, tu dinero personal está en juego, al igual que tu casa, tu auto... Ya te imaginas el panorama. La protección contra la responsabilidad personal es importante.
Corporación S (S Corp) – Una S Corp te protege personalmente de cualquier responsabilidad comercial. También es una entidad de "paso directo" (pass-through), por lo que las ganancias y pérdidas de tu negocio pueden pasar a tus declaraciones de impuestos personales sin pagar impuestos corporativos.
Sin embargo, existen regulaciones estrictas en torno a la creación y el mantenimiento de una S Corp.
Para empezar, debes realizar la presentación ante el IRS mediante un proceso independiente del registro en tu estado. Las corporaciones requieren el cumplimiento de más formalidades (como crear estatutos y celebrar reuniones de la junta directiva y de accionistas), así como un mantenimiento de registros e informes exhaustivos. Puede que esta no sea la mejor opción cuando estás empezando.
Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) – Una LLC ofrece protección legal frente a la responsabilidad personal, por lo que en la mayoría de los casos los activos personales como tu auto, casa y cuentas privadas no están en riesgo. Al igual que una S Corp, se considera una entidad de "paso directo", por lo que todos los ingresos y gastos se pueden reportar en tu declaración de ingresos personales como operador de negocios sin tener que enfrentar impuestos corporativos.
Una LLC es uno de los tipos de entidades más comunes, ya que es la más fácil de configurar y mantener, lo que la convierte en una excelente opción si estás creando un negocio independiente por primera vez.
Cada tipo tiene sus ventajas según la situación. En última instancia, debes investigar y sopesar los posibles beneficios y desventajas para decidir qué entidad se adaptará mejor a ti, a tu negocio y a tus objetivos.
Contabilidad: Mantener tus libros al día
Puedes disfrutar de la dulce libertad de ser tu propio jefe, decidir qué proyectos aceptas y qué horas trabajas. Sin embargo, también significa que tienes más logística contable a la que prestar atención (en comparación con un empleado regular). Debido a que un empleador no te retiene impuestos de tu cheque de pago, debes administrar tu propia contabilidad.
Es una buena idea reservar al menos el 25% de tus ingresos imponibles cada mes, sobre todo porque tienes que pagar impuestos trimestrales a lo largo del año para compensar la falta de retenciones en tus pagos.
Un error común es pensar que si se te pasa un pago trimestral, simplemente puedes pagar una suma global al final del año. Pero incluso si te retrasas un solo día, puedes incurrir en multas y cargos por intereses.
Si llevar el control de tus finanzas te parece abrumador, vale la pena invertir en un contador con experiencia.
Y antes de dirigirte directamente a TurboTax para hacerlo tú mismo, ten en cuenta que un contador podría ayudarte a encontrar ciertas deducciones y ofrecerte una valiosa consultoría empresarial que dará sus frutos a largo plazo.
Para la contabilidad mensual, no falta software de contabilidad disponible, como QuickBooks, diseñado para agilizar el proceso por ti.
Los contratistas también pueden utilizar la IA para contabilidad para automatizar las tareas contables rutinarias, mejorar la precisión financiera y obtener información más clara sobre las finanzas de su negocio.
Como siempre, la eficiencia es clave en el trabajo independiente, por lo que querrás aprovechar los sistemas que simplifiquen la logística.
Después de todo, empezaste a trabajar de forma independiente para hacer más de lo que te gusta, no para quedarte atrapado en todos los detalles administrativos.
Gestión de proyectos: Planificar, coordinar y ejecutar
Al igual que con la contabilidad y las finanzas, es fundamental mantener la organización con todos tus proyectos y estar al tanto de tu lista de tareas pendientes.
Quedarse atrás en las tareas puede llevar a tener clientes insatisfechos, dejándote con una sensación de agobio y agotamiento extremo.
A medida que haces crecer tu negocio y atraes a más clientes, encontrar el software de gestión de proyectos adecuado agilizará las distintas comunicaciones, plazos y tareas, manteniéndote organizado y permitiéndote trabajar en tus proyectos con facilidad.
Aquí tienes algunas opciones para empezar:
Monday.com – Ofrece diseños sencillos y visualmente intuitivos que facilitan el seguimiento de los flujos de trabajo y la colaboración en equipo. Elige entre plantillas prediseñadas con elementos como hojas de cálculo, tableros Kanban, listas, cronogramas y gráficos, o crea y personaliza las tuyas propias.
Trello – Si eres un profesional del diseño y te gusta ver fácilmente los elementos de diseño dentro de tu proyecto, Trello es la opción perfecta. Los proyectos se organizan en tableros totalmente personalizables, de modo que puedes verlo todo y colaborar tanto con los miembros internos del equipo como con socios externos en listas de trabajo diarias.
Notion – En parte herramienta de gestión de proyectos y en parte aplicación para tomar notas, es un gestor de tareas eficaz que te permite crear nuevas páginas y subpáginas para mantenerte organizado. Incluso puedes compartir páginas de tu tablero de Notion con los clientes para que formen parte de tu centro de operaciones. Las opciones de personalización aquí son ilimitadas, y las empresas emergentes o los estudiantes que cumplan los requisitos pueden incluso obtener un descuento en Notion para acceder a funciones de espacio de trabajo premium por una fracción del costo.
Toggl – Una solución sencilla de planificación de proyectos que te permite realizar un seguimiento de todos tus proyectos, tareas y equipos (en caso de que empieces a incorporar a otros contratistas para que trabajen contigo) mediante cronogramas y tableros. La empresa también ofrece una herramienta de seguimiento del tiempo muy utilizada.
Reevaluar tu estructura de precios
Ahora que tienes que pagar impuestos de trabajo por cuenta propia, seguro médico privado y costos de suscripción para tus aplicaciones de software (por ejemplo, Adobe Creative Suite, alojamiento web, etc.), debes asegurarte de que tu tarifa se alinee con tus costos fijos.
Utilizar la opción de alojamiento web barato o el alojamiento de afiliados puede ayudarte a ahorrar en los gastos del sitio web sin comprometer la calidad. Opciones económicas y confiables como HostOnce, DreamHost y Namecheap demuestran que puedes obtener tiempos de actividad estables y velocidades de carga decentes sin una enorme tarifa mensual.
Aprender a administrar tu dinero es lo mejor que puedes hacer por ti mismo. Quieres saber a dónde va cada centavo para conocer la cantidad mínima de dinero necesaria para mantenerte a flote.
Además de mantener el conocimiento del presupuesto de tu negocio, encontrar la tarifa adecuada es clave. Es importante entender lo valiosos que son tus servicios para las empresas, ya que hacerlo puede permitirte utilizar precios basados en el valor en lugar de cobrar una tarifa por hora. Por ejemplo, la simple creación de un flujo de correo electrónico podría transformar el compromiso de los clientes de tu cliente, ayudándoles a generar miles de dólares. Conoce cuáles son las tarifas del mercado, pero mantente flexible y date opciones para cobrar a los clientes de manera diferente según el escenario, el nivel de trabajo o su industria.
En términos generales, los contratistas suelen cobrar más de lo que cobraría un empleado, y tú también deberías hacerlo. Como profesional independiente, tienes que considerar los impuestos, el seguro médico para ti y tu familia e incluso la jubilación. Asumes un riesgo individual del que los empleados regulares están protegidos. Y si te especializas en un nicho particular, esa experiencia vale una tarifa más alta. Esencialmente, ¡cobra lo que vales y luego agrega los impuestos!
Ahora que has ganado dinero, ¿qué haces con él?
El espacio de trabajo independiente fluctúa. Nunca sabes cuándo puedes ganar un gran cliente... o perder uno. Eso es solo parte del trabajo. Siempre es una buena práctica ahorrar en consecuencia y asegurarse de que tus necesidades básicas estén cubiertas a nivel personal y profesional.
Puedes tomar parte de ese dinero y reinvertirlo en tu nuevo negocio. Podrías utilizar los fondos para contratar a un asistente virtual y aumentar tu productividad, o podrías destinarlos a crear mejores materiales de marca para incrementar el perfil profesional de tu empresa.
Una forma económica de elevar esos primeros materiales de marca es un juego de membretes a juego, que rápidamente puede hacer que un nuevo negocio parezca consolidado antes de que se envíe la primera factura.
Invertir en ti mismo y en tu negocio te ayudará a generar ganancias futuras. Y si quieres invertir en otra parte, estás en el lugar correcto. Con Rise, obtienes acceso a protocolos de finanzas descentralizadas (DeFi) para hacer que tus ingresos trabajen por ti.
Independientemente de lo que decidas, te has esforzado por ser el jefe de tu propio negocio, así que también puedes ser el jefe de tu propio dinero.
Crece con Rise
¿Listo para seguir haciendo crecer tu negocio independiente? Rise es el mejor lugar para profesionales independientes decididos. Las bajas comisiones te permiten maximizar tus ingresos. La tecnología blockchain y los contratos inteligentes hacen que los pagos y la gestión de proyectos sean fluidos. El mercado ya está activo, lo que significa que las empresas tienen la oportunidad de buscar profesionales como tú, ¡así que empieza a crear tu perfil hoy mismo!