Cómo completar el cumplimiento de la nómina automáticamente
Según estadísticas recientes, el 53% de las empresas han sido sancionadas por incumplimiento de nómina en los últimos cinco años.
Y más del 30% de los propietarios de pequeñas empresas admitieron haber cometido al menos un error en la nómina en el último año.
Para usted... en lugar de ser una de las empresas que recibe multas por errores simples y evitables, debería aprovechar una solución de gestión de nómina que se encarga automáticamente del cumplimiento de su empresa.
Con Rise, puede automatizar el cumplimiento de nómina para cada uno de sus contratistas individuales, ya sean extranjeros o nacionales.
Primero, echemos un vistazo rápido a los errores que desea evitar:
Errores más comunes de cumplimiento de nómina
Cálculos de nómina inexactos:
Los errores en el cálculo de horas extras, pago de días festivos, bonificaciones y otros componentes salariales pueden dar lugar a pagos insuficientes o excesivos, lo que genera problemas de cumplimiento. Esto incluye no tener en cuenta la tarifa regular de pago correcta al calcular las horas extras.
No retener los impuestos adecuados:
No retener la cantidad correcta de impuestos federales, estatales y locales, incluidos el Seguro Social, Medicare y los impuestos por desempleo, puede resultar en multas significativas. Las empresas deben mantenerse actualizadas sobre las tasas impositivas y garantizar deducciones precisas.
Incumplimiento de los plazos de nómina:
Retrasar la nómina puede violar las leyes estatales con respecto al pago puntual de salarios, lo que podría generar multas e insatisfacción de los empleados. Es esencial cumplir con el calendario de nómina y las leyes estatales específicas de pago de salarios.
Mantenimiento de registros inadecuado:
No mantener registros de nómina precisos y completos puede dar lugar a violaciones de cumplimiento. Los registros deben incluir el control de asistencia, los cálculos de salarios, las clasificaciones de empleados, las declaraciones de impuestos y otra documentación relevante durante el período de retención requerido.
No cumplir con las leyes de horas y salarios:
El incumplimiento de las leyes federales y estatales de salario mínimo, las reglas de horas extras y las regulaciones de descansos para comidas y reposo puede resultar en acciones legales. Mantenerse actualizado con los requisitos de la FLSA y las leyes laborales específicas del estado es crucial.
Pasar por alto las regulaciones estatales y locales:
El cumplimiento de la nómina no es solo un asunto federal, sino que también involucra regulaciones estatales y locales. El incumplimiento de las diversas tasas de impuestos sobre la nómina, leyes de salarios y otros requisitos específicos estatales y locales puede resultar en multas.
No proporcionar la documentación adecuada:
No emitir los formularios requeridos como W-2 o 1099 a tiempo, o proporcionar información inexacta en estos formularios, puede generar multas del IRS. El reporte oportuno y preciso es esencial para el cumplimiento.
Descuidar la actualización de las prácticas de nómina:
Las leyes y regulaciones cambian con frecuencia. No mantenerse al día con los nuevos requisitos de cumplimiento o no revisar periódicamente los procesos de nómina puede provocar violaciones involuntarias.
Afortunadamente, todos estos problemas se pueden evitar asociándose con Rise a continuación.
Relacionado: Nómina global - Lo que necesita saber
Cómo automatizar el cumplimiento de nómina
PASO 1: Cree una cuenta comercial en Rise
Para crear una cuenta comercial en Riseworks.io, visite el sitio web y proporcione los detalles esenciales de la empresa, incluido el nombre, dirección e información de contacto.
Una vez que complete el registro, deberá someterse a un proceso de verificación para confirmar la seguridad y legitimidad de su cuenta, lo que puede requerir que envíe documentos o información adicionales relacionados con su negocio.
PASO 2: Incorpore a sus contratistas de manera conforme
To onboard your contractors onto the Rise platform, simplemente envíeles una invitación por correo electrónico.
Una vez que acepten, completarán rápidamente el proceso de incorporación, que incluye:
Firma de acuerdos de servicio
Verificación de identidad
Controles de Conozca a su Cliente (KYC)
Controles de prevención de lavado de dinero (AML)
Control de presencia y coincidencia facial
Cada contratista también recibirá una identificación única y la capacidad de seleccionar sus métodos de pago preferidos para los retiros.
Rise también emite automáticamente los formularios 1099 y W9 o W8Ben directamente con los contratistas para garantizar un reporte preciso y oportuno.
PASO 3: Financie su nómina
Rise brinda a los empleadores la capacidad única de financiar la nómina en la moneda local de su elección, de modo que los empleadores globales no se vean limitados por los sistemas bancarios locales.
Una vez que los fondos estén disponibles, puede asignarlos fácilmente a sus necesidades de nómina dentro de la plataforma Rise, configurando pagos automatizados en dinero fiduciario o criptomonedas según su configuración de nómina.
Dado que su equipo está formado por contratistas independientes 1099 en lugar de empleados W-2, no tendrá que preocuparse por plazos específicos de nómina, pero con Rise aún tiene mucha flexibilidad con los calendarios de pago.
PASO 4: Configure calendarios de pago
Dentro de la plataforma Rise, tiene la capacidad de crear calendarios de pago adaptados a las necesidades de su negocio, ya sea de forma semanal, quincenal, mensual o en intervalos personalizados.
Esta adaptabilidad le ayuda a organizar las distribuciones de nómina con el flujo de caja de su empresa y las expectativas de sus contratistas.
Además, Rise permite la automatización de estos pagos, asegurando que los contratistas reciban sus ganancias de manera puntual y constante, sin requerir intervención manual.
Esta función no solo reduce las tareas administrativas, sino que también mejora la precisión de los pagos.
PASO 5: Los contratistas retiran en su moneda preferida
Los contratistas pueden retirar sus ganancias en la moneda que elijan, ya sea su moneda local o varias criptomonedas, directamente desde su billetera Rise.
Esta característica responde a los diversos requisitos de una fuerza laboral global, permitiendo una fácil conversión y transferencia de fondos a sus cuentas personales sin intermediarios.
Evite errores de cumplimiento de nómina
Como puede ver, después de unirse a Rise e incorporar a sus contratistas a la plataforma, sus preocupaciones sobre el cumplimiento de la nómina desaparecen, ya que ahora todo está automatizado.
Los impuestos, la documentación adecuada, el mantenimiento de registros precisos y la nómina se gestionan dentro de la plataforma para mayor simplicidad.
También resulta que tenemos las tarifas más bajas en comparación con otras soluciones de gestión de nómina principales.
Comience hoy mismo: visite Rise y programe una demostración.
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